حلقات الجودة

تعريف حلقات الجودة

• "مجموعة صغيرة من العاملين يؤدون عملا متشابها أو مترابطا يتقابلون بشكل دوري، بهدف تحديد وتحليل مشكلات الجودة والإنتاج وتحسين الأداء".
• "وحدات عمل ذاتية تتكون من مجموعات صغيرة من العاملين يؤدون نفس العمل، أو يشتركون في عمل واحد، أو منتج معين، ويجتمعون على أساس التطوع، وفقا لجدول منتظم أسبوعيا، لتحديد ومناقشة المشاكل التي يطرحونها والمرتبطة بأعمالهم".
• تعريف حلقات الجودة
• تمثل مجموعات تنبع من التنظيم الإداري القائم على المنظمة ذاتها، وتضم أفرادا يعهد إليهم بأعمال تتصل بأعمالهم المكلفين بها أصلا وتعطى لهم صلاحيات واسعة لتغييرها، وعليه فإنه لا يمكن التأكيد بأن حلقات الجودة تعمل باستقلالية بعيدا عن التنظيم الإداري القائم، ولكنه لا يخلق هيكلا تنظيميا موازيا للهيكل التنظيمي الأصلي.

نشأة وتطور فكرة حلقات الجودة

• إدراك اليابانيون بنهاية الحرب العالمية الثانية أهمية تطبيق برنامج رسمي للرقابة على الجودة لتحسين منتجاتهم، مما ساهم في زيادة الأعمال اليابانية التي تطلبت الرقابة الإحصائية على الجودة.
• في عام 1962 م بدأ اليابانيون في معالجة مشاكل الجودة عن طريق استخدام فرق صغيرة وغير رسمية من العاملين سميت "حلقات الجودة" وهي مجموعة من العاملين تتطوع لدراسة وحل مشكلات العمل.
• ظهرت أول حلقة جودة في اليابان في شركة نيبون للتلفون والتلغراف، ثم طبقت في أكثر من 35 شركة خلال عام واحد من مولدها، وبحلول عام 1980 أصبحت تطبقها في مختلف بلدان العالم ولم تقتصر على الشركات الصناعية، بل تعدتها إلى المؤسسات المالية، والجهات الحكومية، والأجهزة التعليمية ....

أهداف حلقات الجودة

• تسعى حلقات الجودة إلى تخفيض التكاليف وزيادة الإنتاجية، وتحقيق الجودة العالية في المنتج النهائي.
• تقوم حلقات الجودة باكتشاف المشاكل وتحليلها واقتراح الحلول المناسبة للقضاء عليها.
• تسعى إلى تطوير أداء العاملين في المنظمة.
• تحسين الجودة بمشاركة العاملين في خطوط الإنتاج في العمليات الإدارية والقرارات الجماعية.
• يتم تشكيل حلقات الجودة من أجل الرقابة والمتابعة والتقييم.

افتراضات حلقات الجودة

• كل عامل مسؤول عن عمله، وأنه يرغب في أن يؤدي عمله هذا بكفاءة.
• الانتماء الوثيق إلى المنظمة ينجم عن النظرة الشمولية والفلسفة التنظيمية التي تعكسها حلقة الجودة.
• الذي يتولى وظيفة معينة هو أفضل لصنع القرار فالعاملين في كافة المستويات خبراء في مجالهم.
• إتاحة الفرصة للعاملين للمشاركة في عملية تحسين وتطوير الذات، يعتبر عاملا محفزا للإبداع والابتكار.
• التحسينات في الجودة وفي مستوى الأداء لا تأتي إلا من أفراد مدربين وملتزمين.
• زيادة المسؤولية والسلطة للعاملين يقوي الانتماء للمنظمة والتزامه بتحقيق أهدافها.
• تكسب حلقات الجودة المهارات التحليلية والمهارات القيادية ومهارات ديناميكيات الجماعة.

الهيكل التنظيمي لحلقات الجودة

• الهيكل التنظيمي لحلقات الجودة يتضمن العناصر التالية:
  • الإدارة العليا Top Management
  •  اللجنة الموجهة Steering Committee
  • المنسق Coordinator
  • قائد الحلقة Leader  الإداري أو مشرف القسم
  • أعضاء الحلقة Circle Members
• الإدارة العليا Top Management
• يمثلها عادة مدير الإنتاج، وتكون مهمتها مساندة حلقات الجودة، وتخصيص الموارد المادية اللازمة وتوفير بيانات التكاليف، وشرائط سير العمليات، والاتصال بالفنيين والخبراء داخل المنظمة، وتقديم المساندة المستمرة والتدريب الدائم لأعضاء حلقات الجودة على تشخيص وتحليل المشاكل، واهتمام الإدارة بنتائج ومقترحات حلقات الجودة والعمل على تنفيذها.
• اللجنة الموجهة Role of Steering Committee
  • تتكون من المديرين في القطاع المعني وهي اللجنة التي تقوم بإنشاء حلقات الجودة، وتقييم أعمالها، وتتخذ القرار بخصوص مقترحات حلقات الجودة وتتضمن مهامها ما يلي:
    • - وضع الخطوط العريضة للسياسات والأهداف الكفيلة بتطوير واستمرار حلقات الجودة.
    • - الدعم الايجابي المتواصل لحلقات الجودة وتشجيعهم على الاستمرار
    • - تأخذ القرارات بخصوص توصيات الحلقات وتعمل على وضعها موضع التنفيذ
    • - تقوم بتعيين المنسق.
• المنسق ( ضابط الارتباط ) Role of Coordinator:
  • يوجد هذا المركز عادة في المنظمات الكبيرة، حيث يمثل حلقة الوصل بين لجنة التوجيه من جهة، وأقسام المنظمة من جهة أخرى. لذلك يعتبر مسؤولا عن وضع وضبط عملية معالجة المشكلات، كذلك يقوم باختيار الأشخاص المناسبين للعمل بصفة مساعدين لبرنامج حلقات الجودة.
• قائد حلقة الجودة Role of Circle Leader:
  • قائد الحلقة هو أحد المشرفين supervisor  على أعضاء الحلقة، وهو مسؤول بصفة أساسية عن تحديد الموضوع والأسلوب الذي تتم به المناقشة، وتتلخص مهامه في:
  • تدريب أعضاء الحلقة على تقنيات وأساليب حل المشاكل.
  • مسؤول عن تنفيذ أنشطة حلقات الجودة والدفع باتجاه التعاون الكامل بينها.
  • حفظ السجلات وعمل التحضيرات اللازمة لعرض نتائج حلقات الجودة على الإدارة.
  • دعم حلقات الجودة وتعزيز نظام العمل Work Discipline كفريق واحد.
• أعضاء حلقة الجودة Quality Circle Members:
  • يتركز وظيفتهم الرئيسية في تحديد وتحليل المشكلات المتعلقة بمجال عملهم، واقتراح الحلول المناسبة، وحضور اجتماعات الحلقة التي تنظم أسبوعيا لمناقشة المشاكل والاقتراحات وتشكل حلقات الجودة من مجموعات صغيرة، ويكون أعضائها من نفس منطقة العمل، الذين لديهم خبرة ممتازة في أعمالهم، وبذلك يكون لهم قدرة أكبر على حل المشاكل المتعلقة بالأعمال التي يقومون بها.
  • ويمكن أن يكون من بين أعضائها عددا من العمال الماهرين، مهندس إنتاج مشرف القسم...

أهداف حلقات الجودة Objectives of quality Circles

• تغيير موقف العاملين من أنا لا أهتم "I don't care" إلى أنا أهتم"I do care"
• جعل الأعضاء اكثر اهتماما بمشاكل الجودة واقتراح الحلول المناسبة لها.
• تحسين مستويات العاملين من خلال ربط أهدافهم الشخصية مع أهداف المنظمة.
• تحسين الاتصالات الإدارية وتشجيع المزيد من العمل الجماعي الفعال.
• تعزيز الصفات القيادية للمشاركين وتعزيز التطوير الذاتي.
• الارتقاء بمستوى الجودة والتقليل من حدوث الأخطاء.
• تحسين الإنتاجية وتشجيع خفض التكاليف.
• تقليل وقت، توقف المعدات والآلات عن العمل.

المتطلبات الأساسية لتطبيق حلقات الجودة

• 1- الالتزام من جانب الإدارة العليا ببرنامج حلقات الجودة: أن الدعم الايجابي والمتواصل لحلقات الجودة من جانب الإدارة العليا يهيئ الفرصة لتحقيق النجاح، ومن أهم صور دعم الإدارة العليا لحلقات الجودة هو عرض نتائج الحلقات التي تستند على بيانات و ادلة ومقاييس واقعية على الإدارة، التي سيكون رد فعلها الطبيعي هو التقدير لهذا الجهد.
• 2- وجود هيكل سليم لحل المشاكل: تمكين أعضاء الحلقة من حل مشاكلهم بطريقة منظمة، دون وجود هيكل لحل المشكلات لدى حلقات الجودة فلا يتوقع لها النجاح والاستمرار.
• 3- البداية الصغيرة Small start:  تبدأ المؤسسة بعدد قليل من الحلقات والأعضاء و تكون على أساس تطوعي في العضوية، وتكون هذه الحلقات نواة لعدد أكبر من الحلقات في المستقبل، كما أن البداية الصغيرة تعطي المؤسسة الفرصة لكي توفق وتكيف هيكل وأسلوب عمل حلقة الجودة بما يلائم ظروفها الخاصة.

• 4- التهيئة الذهنية الصحيحة للعاملين: حتى يكونوا قادرين على حل المشكلات التي ستعود في النهاية بمكسب على كل منهم في صورة زيادة الأجور.
• 5- تخصيص الموارد: لضمان نجاح حلقات الجودة في تحقيق زيادة الإنتاجية وجودة الأداء والرضا الوظيفي، يتوجب تخصيص وتعيين الموارد اللازمة، لتغطية تكاليف تدريب العاملين والإداريين فنيا وسلوكيا من خلال تصميم برامج تدريبية خاصة لهذا الغرض، وكذلك تخصيص الاعتمادات المالية اللازمة لوضع الاقتراحات المتولدة عن حلقات الجودة - والموافق عليها من قبل الإدارة - موضع التنفيذ والتطبيق العملي، وما يصاحب ذلك من مصاريف إضافية لاستشارات خارجية.

حلقات الجودة في اليابان

سمات حلقات الجودة

• العمل التطوعي.
• شمولية نشاط حلقات الجودة.
• الاتصال المباشر مع الرؤساء.
• اختيار المشكلة حق لأعضاء حلقة الجودة.
• تحليل النتائج مسؤولية الأعضاء.

دورة ديمنغ Deming Cycle  

• خطط Plan: من أجل تحسين العمليات الإنتاجية يجب تحديد المشاكل التي تواجهها، والتخطيط لحلها.
• اعمل Do:  في البداية تجربة التغييرات المقترحة لحل المشاكل على نطاق ضيق.
• راجع Check:  تحقق وتأكد ما إذا كانت التغيرات التجريبية الصغيرة قد حققت النتيجة المرجوة أم لا.
• طبقAct:  إذا كانت التجربة ناجحة يتم تنفيذ التغييرات على نطاق أوسع. ويجب اشراك أشخاص آخرين أو إدارات أخرى أو الموردين أو العملاء قد يستفيدون مما تعلمته.

أساليب حلقات الجودة

• الأساليب الأساسية التي تستخدمها حلقات الجودة لحل المشكلات المتعلقة بالعمل Basic Techniques
• العصف الذهني Brain storming
• جمع البيانات Data Collection
• مخطط السبب والنتيجة Cause & Effect Diagram
• مخططات باريتو Pareto Diagrams
• تحليل البيانات، Data Analysis

1- العصف الذهني Brain storming

• هو أسلوب لتوليد الأفكار الإبداعية، حيث تضم جلسة العصف الذهني عادة ما بين 6-12 فرد، يقومون بعرض الأفكار الجديدة لحل مشكلة قائمة، وتكون الجلسة على مرحلتين، الجلسة الأولى للحصول على أكبر قدر ممكن من الأفكار، والجلسة الثانية لتقييم الأفكار ودمجها وتطويرها للحصول على أفكار أكثر تطورا. والعصف الذهني يقوم على أساسين:
  • الأول: تأجيل الحكم على أفكار جلسات العصف الذهني التي سيتم تصنيفها وتقييمها لاحقا.
  • الثاني: الكم يولد الكيف، أي كثرة الأفكار مهما كانت بسيطة أو صغيرة ستؤدي إلى توليد أفكار جيدة.
• فعالية العصف الذهني، لا بد من اتباع بعض القواعد وهي:
  • عدم توجيه النقد أو السخرية لأي مشارك No criticism
  • تشجيع المشاركة للإبداع وإثراء الأفكار Encourage participation
  • التركيز على كم الأفكار لا الكيف for quantity not quality
  • الاستناد على أفكار الآخرين وتطويرها Build oil other people's ideas
  • تسجيل جميع الأفكار مهما كان نوعها Registration
• خطوات العصف الذهني:
  • توليد الأفكار Generate
  • توضيح الأفكار Clarify
  •  تقييم الأفكار:Evaluate

 2-  جمع البيانات Data Collection

• يمثل الجمع الدقيق للبيانات جزءا بالغ الأهمية في حل المشكلات، فإذا افتقر أعضاء حلقة الجودة إلى البيانات والمعلومات أو كانت غير دقيقة سيصبح من الصعب عليها التوصل إلى حل معين للمشكلة. و بعد تجميع البيانات والمعلومات يتعين أن يتم فرزها وتصنيفها، وتحديد ما يلي:
  • الغاية من جمع المعلومات
  • فهم وإدراك الوضع الحالي
  • تعديل أو ضبط الجودة- التفتيش والتقييم
  • التحليل وتحسين الجودة
• شروط جمع البيانات
  • وضوح الهدف من جمع البيانات (للتحليل، للتعديل، للضبط والرقابة، للتفتيش)
  • تحديد الموضوع الذي سيتم جمع البيانات عنه (مثلا التخلص من الفاقد)
  • استخدام Check sheets، وأدوات الاستفهام في جمع البيانات، ومطابقة البيانات Stratify data.
  • تحليل البيانات باستخدام أدوات السيطرة النوعية Quality Control Fools، والطرق الاحصائية Statistical Method
  • المقارنة Comparison  بين البيانات التي تم الحصول عليها، وإضفاء الخبرة Add experience، وقبول النتائج.

3- خريطة أو معلم باريتو (Pareto Diagram (Pareto Chart

• مضمون مبدأ باريتو ان 80% من النتائج سببها 20% من الأسباب. ويعرف هذا المبدأ أيضا بقاعدة 80/20 ولا يشترط أن تتحقق هذه القاعدة في جميع الأحوال بنسبة 80 و 20٪، ولكن العبرة منها أن ندرك أن جزءا قليلا من الأسباب يتسبب في الكم الأكبر من النتائج.
• ويعني مبدأ باريتو أنه يجب اختيار الأسباب القليلة العدد والأكثر أهمية بالنسبة للمشكلة ومعالجتها، بدلا من الخوض في الأسباب الكثيرة العدد والقليلة الأهمية، كذلك يستخدم رسم باريتو البياني Pareto Diagram في ترتيب تسلسل المشكلات من أجل معالجتها. ويتم أعداد هذا الرسم البياني بترتيب البيانات وفقا لتكرار حدوثها، حيث يتصدر التكرار الأكبر صدر الجدول، وتليه الأرقام الأصغر فالأصغر، ويطلق علي هذا الجدول التوزيع التكراري. ويتم رسم هذا الجدول في صورة مخطط تكراري ( Histogram )

رسم بارپتو البياني يساعد في:

• • - فهم أو تحديد العوامل أو الأشياء الأكثر تسببا للمشكلة
  • - مدى أهمية العوامل المسببة للمشكلة بالترتيب
  • - ترتيب المشاكل أو الأسباب حسب الأولوية للبدء في معالجتها
  • - معرفة النسبة المئوية التي تحتلها العوامل ذات العلاقة بالمشكلة بالنسبة إلى المجموع
  • - التركيز على القضايا الحاسمة من خلال ترتيبها حسب أهميتها النسبية.
  • - تحليل المشاكل أو الأسباب وفقا لمدى تكرار حدوثها (Counts Pareto)، ومدى التكلفة أو الخسارة التي تسببها (Cost Pareto).
  • - معرفة الأثر الناجم عن التغيرات التي تم إجراؤها على الحالة قيد البحث بعد إجراء الاختبارات.

4- مخطط السبب والنتيجة Effect Diagrams & Cause

• أداة مرئية Visual tool تستخدم للترتيب المنطقي للأسباب المحتملة لمشكلة ما، من خلال العرض البياني Graphically  لها مزيد من التفاصيل. و يستخدم مخطط السبب والنتيجة في اكتشاف الأسباب الحقيقية للمشكلة بطريقة منظمة، وتشخيص الأسباب الجذرية لهذه المشكلة. ويسمى هذا المخطط أيضا بمخطط ایشیکاوا. ويبين مخطط السبب والنتيجة العلاقة بين نتيجة ما (مشكلة ما) وجميع الأسباب المحتملة المؤثرة فيها.
• تكتب المشكلة على الجانب الأيمن من المخطط، وتسجل الأسباب أو المؤثرات الرئيسية على الجانب الأيسر في تفرعات تشبه الهيكل العظمي للسمكة Fish Skeleton ويمكن تلخيص الاسباب الرئيسية وتصنيفها في أربعة فئات يطلق عليها:
  •  4Ms، لأن أسماءها جميعًا تبدأ بحرف (M) و هي: Man power, Machinery, Methods, Materials
  • كما تستخدم 4P's، لأنها ترمز له، وهي: Polices, Procedures, People, Plant
  • وتسخدم 4S's وهي ترمز إلى: Surrounding, Suppliers, Systems, Skills

- تحليل البيانات Data Analysis

• تستخدم حلقات الجودة الأدوات التالية لتحليل البيانات:
• قوائم المراجعة Check Sheets
•  خرائط السيطرة Control Charts
• الخط البياني Line Graph
•  مخطط الدائرة Pic Chart/ Circle Chart
•  مخطط الانتشار Scatter Diagram
• المدرج التكراري Histogram