مفاهيم أساسية في إدارة المشتريات

المقدمة 

• كل منتج سلعة كانت أو خدمة تحتاج الى مواد خام قبل عملية الانتاج.
• المواد الخام يجب إن تكون موجودة لمقابلة حاجات الانتاج من حيث الكمية والزمن والجودة .
• المواد الخام يجب إن تلائم الآلات والمعدات والعمليات التي ستؤدي الى الانتاج النهائي.
• أي اهمال في عملية الشراء يسبب تأخير الانتاج وارتفاع التكاليف وجودة اقل وسمعة سيئة.
• منظمات الإنتاج تشتري ما يقرب من 70% من إجمالي المبيعات بينما المنظمات الخدمية تشتري ما يقرب من 40% من إجمالي المبيعات الخاصة بها.

تعريف إدارة المشتريات

• تعرف إدارة المشتريات بأنها الأنشطة والعمليات التي تمارسها إدارة المنظمة في وحداتها وأقسامها لغايات تحقيق الربح، سواء كانت السلع ملموسةً أو غير ملموسةٍ.
• تعرف بأنها الإدارة المتكاملة التي تتولى مسؤولية التخطيط للحصول على متطلبات المنظمة واحتياجاتها، وتخزينها وفرض الرقابة عليها، واستخدامها بما يتماشى مع أهداف المنظمة، وذلك باستغلال الأمثل للموارد المتاحة. 
• تعرف إدارة المشتريات بأنها كافة الأنشطة والعمليات الممارسة على عملية الشراء من قبل الإدارة، لذلك فهي بحاجةٍ ماسة لإحكام السيطرة عليها، كما أنها تضم كافة مجالات الاستعانة بالمصادر سواء كانت داخلية أو خارجية.

مفاهيم مرتبطة بإدارة المشتريات

• الإنتاج : هي مجموعة العمليات الإدارية والفنية التي تعمل على مزج المدخلات المختلفة مع بعضها بهدف الحصول على مخرجات على شكل سلعه او خدمة
• السلعة: هي الكيان الملموس الذي تتجمع فيه مجموعة من الخصائص من أجل الاستفادة منها من قبل المشتري
• الخدمة : هي الكيان غير الملموس 
• الكفاءة : هي حسن استخدام الموارد 
• الفاعلية : تشير الى الوصول الى تحقيق الهدف 
• الجودة : خصائص ومواصفات المتوفرة في المنتج لإشباع حاجات ورغبات المستهلك
• المستهلك : الزبون أو العميل الذي يقوم بعملية شراء المنتج لغرض الاستفادة منه.
• المجهزون / الموردون : هي الجهة التي تمتلك القدرة والامكانية على تجهيز المنظمة من المواد والمستلزمات بالكمية والجودة والسعر والوقت الملائم
• الشراء : هي العملية المسؤولة عن توفير المواد التي تحتاجها المنظمة من الموردين بمقابل.
• التخزين : هي العملية التي يتم من خلالها احتفاظ المنظمة بكمية من المواد او المستلزمات بهدف المساهمة في تحقيق أهداف المنظمة وضمان استمرارية عملها.
• المستلزمات الأخرى : هي مجموعة المتطلبات التي تساهم في انجاز أعمال المنظمة وغالبا ما تكون  مصادرها من خارج المنظمة مثل ( الطاقة الكهربائية , الوقود , الماء  وخدمات أخرى)
• الموارد :هي مجموعة الموارد التي تحتاجها المنظمة لأجل انتاج السلع والخدمات:
  • الموارد البشرية: مجموعة من القوى العاملة التي تساهم في ممارسة الأنشطة التي تؤدي الى تحقيق الهدف.
  •  الموارد المادية: هي مجموعة من الآلات والمعدات التي تساهم في نجاح تحقيق الأنشطة.
  •  الموارد المالية: هي المبالغ التي تتوافر المنظمة وتساهم في انجاز الأنشطة. 
  •  الموارد المعلوماتية: مجموعة من المعارف والعلوم والبيانات التي تكون المنظمة بحاجة.
• المواد: تمثل المكونات الأساسية التي تدخل في الانتاج وهي المشتريات التي عادة ما تشترى من خارج المنظمة مقابل ثمن:
  • المواد الخام / المواد الأولية.
  • المواد نصف المصنعة.
  • المواد كاملة الصنع .

إدارة المشتريات

• إدارة المشتريات تحتوي على مجموعة من الموظفين المسؤولين عن شراء السلع، أو المنتجات داخل المنظمة. وقد أصبحت عملية الشراء من الوظائف المتخصِّصة التي تحتاج إلى أشخاص ذوي خبرة في مجال الشراء.
• تعتبر عملية الشراء هي المرحلة الأولى في عملية إدارة المواد؛ إذ يتم شراء المواد، أو السلع من منظِمات خارجية، ثم ترتيب عملية تزويد المنظمة بالسلع، قطع الغيار، والخدمات، أو البضائع شبه الجاهزة التي تحتاجها من أجل إتمام عملية الإنتاج. 

أهداف إدارة المشتريات

• الحرص على استمرار عملية الإنتاج وضمانها، ويكون ذلك من خلال توفير كافة المواد الأولية الضرورية لعملية الإنتاج؛ لمنع تأخر تدفق المنتجات. 
• السعي للحصول على المشتريات بأفضل سعرٍ وجودة مناسبة لضمان التطابق مع المواصفات المطلوبة. 
• عدم الاعتماد على مورد واحد لتكسب المنظمة عامل التنافس بين الموردين لصالحها. 
• خلق الثقة والعلاقات الوطيدة بين إدارات المنظمة داخليا ومع الموردين والزبائن والعملاء خارجيا. 
• خفض التكاليف من خلال الحصول على أسعار تنافسية و خفض تكاليف الشراء والتخزين وتخسين مستوى الطلب والتخلص من المواد الفائضة.
• تحسين النوعية: من خلال تحديد الاحتياجات بشكل دقيق واختيار الموردين المناسبين والاستمرارية في وجود المواد المطلوبة مع درجة المرونة. 
• خفض الاستثمار في الخزين: من خلال استخدام أساليب حديثة في الشراء للعمل على خفض مستوى محزون الأمان أو الغائه ومنع وجود المخزون التالف والعمل على تسريع الطلبات. 

مهام إدارة المشتريات 

• رسم السياسات والشروط المناسبة لعملية الشراء وتطويرها مثل سياسة الشراء حسب الحاجة، وسياسة الشراء بكمياتٍ قليلةٍ، وسياسة الشراء مقدما للتخزين. 
• إجراء الدراسات والبحوث في اتخاذ قرارات لعملية الشراء ومن أهمها التنبؤ بحالة العرض والطلب. 
• إعادة النظر بطلبات الشراء الواردة ومراجعتها، والتأكد من مصداقيتها. 
• إجراء عملية الجدولة الزمنيّة لكافة المشتريات، إذ ترتبط الجداول الزمنية مع وظيفة الشراء ارتباطا وثيقاً. 
• تحديد المستويات التي يصنّف فيها المخزون وهي: الحدّ الأعلى، ونقطة الطلب، والحد الأدنى. 
• تقديم أوامر التوريد الخاصّة بالشراء. 
• التأكد من سلامة التقارير قانونيّا ومراجعة العقود الخاصة بالشراء. 
• تحديد المصير الذي ستؤول إليه المواد الموردة، سواء كانت مرفوضة أو مقبولة. 
• ترتيب البيانات وتنظيمها وفقاً لسجلاتٍ معينةٍ تحتوي بيانات ذات علاقةٍ بعمليات الشراء. 
• التخلص من الأصناف المخزونة غير الضرورية.

وظائف إدارة المشتريات

• التخطيط لمتطلبات المنتجات : تمارس من أجل تحديد متطلبات المنتج وكيفية الحصول عليها
  • تخطيط المواد : تحدد أنواع المواد الخام ونصف مصنعة والمصنعة وكيفية الحصول عليها.
  • المشاركة في تخطيط عمليات الإنتاج ومتطلباته : يتطلب وضع خطة للإنتاج ومتطلباته.
  • جدولة المواد : تتضمن عملية الشراء وعملية الخزين ومن ثم استخدام المواد في العملية الإنتاجية.
  • الرقابة على الطلبات : مجموعة من الأنشطة الرقابية على الطلبات من المواد والمستلزمات.
• وظيفة الشراء: تعتبر جوهر إدارة المواد وتتضمن النقاط التالية:
  • تحديد طلبات الشراء 
  • رصد والبحث عن المطلوب للشراء
  • التفاوض والتعاقد
  • السرعة في الحصول على المواد 
• وظيفة التخزين : ويتم تخزين  المواد وتخزين السلع المنتجة وتتضمن وظيفة التخزين الجوانب التالية :
  • التخطيط لعملية التخزين 
  • استلام المواد وفحصها 
  • خزن المواد وحمايتها
• وظيفة التخلص :
  • تصنيف المواد الفائضة والتالفة
  • التخلص من المواد الفائضة ويتم من خلال اعادتها الى المورد  أو بيعها الى جهة أخرى
  • التخلص من المواد التالفة

علاقة وظيفة الشراء بالوظائف الأخرى في المؤسسة:

• يعتبر الشراء وسيلة من الوسائل التي تسعى المؤسسة من خلالها إلى تحقيق أهدافها التي أنشأت من أجلها مما يستدعي تعاون الوظائف فيما بينهما و تنسيق أعمالها  و هذا لجعل كل وظيفة تساهم في نشاط المؤسسة.
• فالشراء تربطه علاقات تعاون واتصال بين وظائف المؤسسة: التخزين، الإنتاج، المالية، البيع ... 
• إدارة الشراء تسعى لتجهيز جميع الإدارات الأخرى في المنظمة لذلك تعتبر المركز الرئيسي فيها.

تكون العلاقة بمسارين:

• المسار الأول: يتولى نقل المعلومات من إدارة الشراء الى الإدارات الأخرى
• المسار الثاني: يتولى نقل المعلومات والبيانات من قبل الإدارات الأخرى الى إدارة الشراء

777777777777

7777777777777

علاقة وظيفة الشراء بالوظائف الأخرى في المؤسسة:

• مع إدارة الهندسة والتصميم
  • تحديد الشكل النهائي للسلع وما  تتضمنه
  • تحديد الخصائص ومستوى الجودة المطلوبة
  • تقديم المشورة لإدارة الشراء عند شراء المواد
• مع إدارة الشراء 
  • تقديم المعلومات عن المواد والمستلزمات المتوفرة
  • اقترح البدائل المتعلقة بالمواد
  • الإبلاغ عن أي تصاميم جديدة ترتبط بالمشتريات

• مع إدارة الإنتاج : هي المسؤولة عن تحويل المادة الخام إلى منتج نهائي لذلك تحتاج مواد ومستلزمات تمكنها من استمرار عملية الإنتاج :

  • تقوم إدارة الإنتاج بإبلاغ إدارة الشراء بجداول وبرامج الإنتاج حتى تستطيع إدارة الشراء توفيرها. واعلامها عند حدوث أي تعديلات في البرامج الإنتاجية لتستطيع بدورها تعديل الخطط لمواكبة التغيير.

  • تقوم إدارة الشراء بإرسال كافة المعلومات المتاحة عن المشتريات البديلة لإدارة الإنتاج والتشاور معها لإيقاف الشراء لصنف معين حتى تقوم بتعديل برنامجها الإنتاجي تبعا لذلك.

• مع إدارة التسويق: خطة التسويق تعتمد على الدرجة التي تلبي معها حاجات ورغبات  المستهلك  ولذلك لابد من وجود علاقة تبادلية التي تحقق أهداف الادارتين:

  • االتخطيط الجيد والتنبؤ الدقيق لمبيعات المنظمة يساعد إدارة الشراء في التخطيط لتوفير الاحتياجات.

  • إدارة الشراء تعمل على تخفيض تكاليف المشتريات وبالتالي تخفيض تكاليف الانتاج ليتمكن من المنافسة.

  • قيام إدارة الشراء  بمهامها يمكن إدارة التسويق من تسليم العملاء للسلع في المواعيد المتفق عليها.

  • يمكن لإدارة التسويق إعطاء المعلومات اللازمة لإدارة الشراء عن المواد البديلة لمعرفتها باحتياجات المستهلكين لمساعدتها على التنافس.

• مع الإدارة المالية : تخص تمويل عملية الشراء وسداد الفواتير التي تصدرها للموردين.
  • تقوم إدارة الشراء بإبلاغ الإدارة المالية بخطة احتياجاتها وشروط السداد حتى تستطيع إعداد المبالغ التي تلزم لذلك.
  • دعم وتنمية العلاقة بين المنظمة والموردين ويحدث ذلك عند التزام الإدارة المالية بالسداد.
  • في حالة الاخلال ومخالفات تقوم إدارة الشراء  بإخطار الإدارة المالية بذلك حتى تتوقف عن السداد لحين إزالة المشكل.
  • عند وجود أية تغييرات في المشتريات في الجودة والسعر تخطر الإدارة المالية حتى تستطيع توفير المبالغ الإضافية.
• مع إدارة المخازن : 
  • تعمل على تخزين المواد و الأصناف التي تشتريها المنظمة طبقا للطلبات وهذا حسب تقديرات و نظام تسيير المخزونات و معرفة معدلات الاستعمال للأصناف و المواد و تحديد معدل دوران المخزن.
  • تحديد الحدود العليا و الدنيا للمواد المختلفة يعد وسيلة للرقابة على المشتريات و أداة توجيه لأعمال الشراء بما توفره من معلومات مهمة عن وظيفة المخازن بدقة.
• مع الإدارة العليا : إدارة الشراء في المفهوم الحديث تتجسد بكونها إدارة مستقلة و مرتبطة بأهداف المنظمة وتكون العلاقة على النحو التالي:
  • استراتيجية الشراء جزء من استراتيجية المنظمة
  • اشراك إدارة الشراء بعملية اتخاذ القرارات وتكون ممثلة في اللجان العليا
  • استشارة إدارة الشراء في الجوانب المرتبطة بعمل المنظمة
  • تلعب دورا استشاريا للإدارة العليا وتزودها بالمعلومات التي تساهم في اتخاذ القرارات