تنظيم إدارة الشراء

أهداف الفصل 

يهدف هذا الفصل الى :

• التعرف على مراحل تنظيم إدارة المشتريات
• الاطلاع على العوامل المؤثرة في الهيكل التنظيمي لإدارة الشراء
• توضيح الأسس المعتمدة لتنظيم إدارة الشراء
• التمييز بين المركزية واللامركزية في عملية الشراء

مفهوم وأهمية التنظيم 

• التنظيم وظيفة إدارية تمارسها الإدارة العليا في المنظمة بهدف تحقيق مجموعة من الأهداف 
• وهي عبارة عن مجمل الأنشطة المتعلقة بترتيب استخدام الموارد المتاحة والمختلفة في المنظمة
• وبذلك فان وظيفة التنظيم تمثل الوسيلة التي يتم من خلالها تحقيق اهداف المنظمة 

مراحل التطور التنظيمي لنشاط الشراء

• المرحلة الاولى: ظهور المشاريع الصغيرة المملوكة فرديا وحجم نشاطها قليل عادة يتولى مالك المشروع وظيفة الشراء ومن الممكن تكليف موظف آخر بالشراء ويكون تحت اشرافه 
• المرحلة الثانية: في هذه المرحلة ظهر ما يسمى بتقسيم العمل و ظهور الادارات مثل (ادارة الانتاج، ادارة المبيعات، ادارة التصميم ...) ويمارس فيها الشراء من قبل كل مدير من هذه الادارات مع انعدام التخطيط او التنظيم في عمليات الشراء  
• المرحلة الثالثة: نلاحظ في هذه المرحلة النمو والتوسع للمنظمات وظهور الميل الى التخصص و هذه المرحلة تمثل اولى المراحل في التطور التنظيمي لنشاط الشراء يعنى تخصص بعض الموظفين بحفظ السجلات والبعض الاخر من الموظفين يقوم بإصدار اوامر الشراء او الاتصال بالموردين 
• المرحلة الرابعة : تميزت هذه المرحلة باتجاه نحو التخصص والاستقلال الاداري ومع زيادة كمية نشاط الشراء فقد نشأت ادارة للمشتريات ولكن تحت اشراف ادارة الانتاج وفي هذه المرحلة سعت للقيام بالدراسات الاولية للسوق لمواجهة الظروف الطارئة وظلت وظيفة الشراء في هذه المرحلة مسيطر عليها من قبل الفنيين في ادارة الانتاج .
  المرحلة الخامسة : تميزت هذه المرحلة بتوجه المنظمات نحو الانتاج الكبير وتعقيداته والاحتياجات الضخمة التي يمكن ان يتجاوز قيمتها نصف الايرادات وظهور الشركات المتعددة الجنسيات وظهور المنافسة نتيجة لتلك الظروف اصبح من الضروري ايجاد ادارة مستقلة للمشتريات تقوم بعمليات التخطيط والتنظيم ورسم السياسات السليمة.  

العوامل المؤثرة في الهيكل التنظيمي

الهيكل التنظيمي هو الاطار الذي يحدد التركيب الداخلي ويوضح العلاقات بين الوحدات داخل مجال إدارة المشتريات. فالنظرة الحديثة لإدارة الشراء ضمن الهيكل التنظيمي تتأثر بمجموعة من العوامل:

• حجم النشاط الذي تمارسه إدارة الشراء: إن حجم الوحدة التنظيمية و شكلها التنظيمي و مكانها في الهيكل التنظيمي يقرره حجم النشاط الذي تمارسه إدارة الشراء.
• طبيعـة السوق: إن السوق التي تسوده المنافسة الحادة والتغير المتلاحق للظروف الاقتصادية و الاجتماعية يضع أعباء إضافية على كامل إدارة الشراء لا يمكن تأديتها إلا باستحداث إدارات متخصصة كإدارة الإحصاء و دراسة السوق و ملاحظة تلك التغيرات والوقوف في وجهها.
• كلفة الشراء: تبرز أهمية إدارة الشراء في تكلفة الشراء التي تشكل جزء كبيراً من تكلفة الإنتاج  وهذه التوجه قد يعطي انطباعاً أن تكلفة الحصول على المواد هي التي تقرر أهمية إدارة الشراء.
• طبيعة السلع: إن السلع التي تتضمن المواصفات المتميزة تحتم على إدارة الشراء نوعين من التنظيم فهي أما تنشأ إدارة فنية أو تزود ادارتها بفنيين للتعامل مع طبيعة تلك السلع أما إذا كانت السلعة ليست ذات جودة متميزة فهي لا تحتاج لذلك.
• التغير و التقادم: إن المؤسسة التي تواجه سلعها تغيرات الموضة أو التقادم أو التغييرات الفصلية يلزمها إيجاد تنظيم مرن يقابله السرعة في اتخاذ القرارات و التأقلم لمثل هذه الظروف  كما يلزمها التغيير المدروس في الاختصاصات و الواجبات.
• القدرة المالية للمؤسسة: فالمؤسسة التي بها الملائمة المالية تستطيع الإنفاق على الأنشطة المتعددة التي تتطلبها ظروف السوق أو التوسع أو التغير في ظروف الاقتصادية و الاجتماعية.
• مركزية أو لا مركزية الشراء:   تعني مركزية الشراء تنفيذ كافة أعمال الشراء في إدارة واحدة, أما اللامركزية فتعني إيجاد إدارات مستقلة لكل وحدة تنظيمية مع إعطاء كل منها استقلالاً كاملاً في إعداد عملية الشراء.

موقع إدارة الشراء في الهيكل التنظيمي

تنشأ إدارة الشراء بقرار من السلطة العليا في المنظمة وقد تكون تابعة لاحدى الإدارات التالية:

77777777777777

777777777777

أسس تنظيم إدارة الشراء

• وظيفة الشراء إدارة مستقلة تتولى جميع الأنشطة ذات العلاقة بنشاط الشراء وانها تمارس تلك الأنشطة بواسطة إدارة تحت مسؤولية مدير المشتريات.
• تنظيم إدارة الشراء يختلف من منظمة الى اخرى تبعا لحجم المشروع .فكلما كان حجمها صغير كان حجم نشاط الشراء أقل والعكس صحيح .
• ففي حال المنظمات الصغيرة الحجم يكون تنظيم إدارة المشتريات بسيطا وعدد الافراد اللازمين للقيام بالعمل محدود
• اما في المنظمات كبيرة الحجم فيكون زيادة تخصص ادارة الشراء و زيادة الأعباء على الأقسام المختلفة .

اختلاف التنظيم الداخلي لإدارة الشراء

يمكن القول بصفة عامة ان عدد العاملين بإدارة المشتريات والواجبات التي يتولونها يختلف من حالة الى أخرى ومن منظمة الى اخرى. اختلاف التنظيم الداخلي لإدارة الشراء يعود الى الأسباب التالية :
1- الوظائف المخصصة لإدارة المشتريات
2- عدد الأصناف الواجب شراؤها
3- مدى تكرار الشراء 
4- العلاقات مع الموردين
5- مشاكل وصعوبات الشراء 

أسس تقسيم إدارة الشراء

يوجد مجموعة من الأسس التي يمكن اعتمادها في تنظيم إدارة الشراء ومنها:  
1- التقسيم على الأساس الوظيفي
2- التقسيم على الأساس السلعي
3- التقسيم على الأساس الجغرافي
4- التقسيم على الأساس المركب   
5- التقسيم على أساس نوع مصادر التوريد

1- التقسيم على الأساس الوظيفي:

• يعتبر من الأسس القديمة والأكثر شيوعا واستخداما في تجميع أنشطة المنظمة ووحداتها التنظيمية المختلفة. حيث تكون وحدة إدارية مسؤولة عن أداء الوظائف المتشابهة والمتقاربة. 
• من ثم تكوين مجموعة من الأقسام داخل إدارة الشراء يتخصص كل قسم منها بتأدية عمل معين وتختلف المنظمات في عدد الاقسام المطلوب وجودها في إدارة الشراء. 
• من ابرز الأقسام التي يمكن ان تتضمنها إدارة المشتريات:  قسم بحوث الشراء، قسم الاعمال المكتبية، قسم المتابعة، قسم مراقبة المخزون، قسم النقل، قسم الفائض ومخلفات الإنتاج، قسم تدقيق قوائم الشراء

2- التقسيم على الأساس السلعي :

 يستخدم هذا النمط في حالة أن تكون هناك اختلافات كبيرة من حيث النوع والكم للمواد المطلوب      توفيرها للمنظمة , حيث تقسم إدارة الشراء الى مجموعة أقسام كل قسم يتخصص بشراء نوع        معين من السلع والمواد  ,لان هذا التقسيم بحاجة الى خبرة و وسائل اتصال فعالة وتحديد للمسؤوليات بشكل واضح وسليم . 

777777

777777777

3- التقسيم على الأساس الجغرافي :

• تلجأ إدارة الشراء الى اعتماد هذا النوع عندما تقوم بعملية الشراء المواد والمستلزمات السلعية من مصادر و أسواق مختلفة جغرافيا .

• فنجد قسم متخصص بالشراء من الأسواق المحلية ويضم فروع حسب المناطق الجغرافية 

• وقسم اخر متخصص بالشراء من الأسواق الخارجية ويضم اقسام موزعة جغرافيا حسب الدول

4- التقسيم على أساس المركب :

• في بعض الحالات تقوم المنظمة على اعتماد أكثر من نوع في تنظيم إدارة الشراء 
• وهو ما يطلق علية المركب أو المختلط في التنظيم
• بموجب هذا النوع يمكن اعتماد أسلوب معين في المستوى الأول واعتماد أسلوب آخر في المستوى الثاني 

5-  على أساس مصادر التوريد : 

يتم الشراء من السواق المحلية والاستيراد من الأسواق الخارجية يكون مقسم للشراء من الأسواق الخارجية ويضم اقسام موزعة جغرافيا حسب الدول

77777777777777

7777777777

المركزية واللامركزية في الشراء 

• تعتبر المركزية واللامركزية في الفكر الإداري ظاهرتين اداريتين تعتمد بشكل أساسي على درجة تخويل الصلاحية 
• كلما  كان الاتجاه نحو تخويل الصلاحية يكون الاتجاه الإداري  يسير باتجاه اللامركزية والعكس صحيح 
• وتعرف الصلاحية بانها الحق في اصدار الأوامر أو اتخاذ القرارات المتعلقة بظاهرة معينة 
• تظهر مركزية الشراء عندما يتم تجميع وظيفة الشراء في مكان واحد ويسأل عنها فرد واحد ،ويصبح هذا الشخص مسؤولاً عن الأداء الناجح لعمل إدارة المشتريات .
• أما اللامركزية فتظهر عندما يترك للإدارات الأخرى الحق أن تتدخل في عملية الشراء ومثال ذلك عندما يكون لإدارات الإنتاج والمبيعات والتمويل وغيرها أن تقترح أو تشارك في اختيار مصادر التوريد والاتصال المباشر بالموردين أو القيام بأي وظيفة من وظائف الشراء 

مزايا المركزية في الشراء 

1.    القضاء على الازدواجية في جهود الشراء .
2.    تخفيض تكلفة الشراء ،وتحقيق مركز تفاوضي قوي للمنظمة
3.    تسهيل الرقابة على أعمال الشراء و فعالية عالية في الرقابة .
4.    تنمية العلاقات مع الموردين .
5.    تطوير عمليات البحث وزيادة التخصص 

عيوب مركزية الشراء

1- انخفاض كفاءة عملية الشراء بسبب نقص في معرفة الإمكانيات الفنية
2- خطورة توقف العمل وصعوبة التطبيق بسبب سوء التنسيق.
3- صعوبة تحقيق الموائمة المطلوبة بين الحاجة والطلب 
4- عدم وجود حرية للفروع في تحديد متطلباتها وفقا الى احتياجاتها وظروفها . 

مزايا اللامركزية في الشراء 

1- السرعة في الحصول على المواد
2- المرونة العالية نتيجة الاتصال المباشر بالموردين والقدرة على التعديل
3- اعطاء حرية اكبر للفرع او الادارة في تحديد متطلبات وفق ظروفه
4- الموائمة الكبيرة بين الحاجة والطلب للمواد المطلوبة 
5- تساهم في خلق وإيجاد متخصصين في عمليات الشراء على مستوى واسع في المنظمة 

عيوب اللامركزية في الشراء 

1- صغر حجم الفروع قد لا يسمح بالاستفادة من مميزات الشراء بالحجم الكبير
2- عدم إمكانية الحصول على انسب الأسعار 
3- صعوبة وجود نظام رقابي فعال على  عمليات الشراء
4- تشابه المواد المستخدمة في المنظمة قد تخلق حالات من الازدواجية في الشراء

لا يمكن ان تحقق المنظمة مركزية مطلقة أو لامركزية مطلقة في عمليات الشراء ولذلك تعمل المنظمة وفقا لمجموعة من المتغيرات :
1- التوزيع الجغرافي للوحدات والفروع
2- الحجم الكلى للمشروع وحجم المشتريات المطلوبة 
3- مدى التشابه والاختلاف في المواد والمستلزمات السلعية المستخدمة في الفروع الإنتاجية المختلفة 

إجراءات الشراء

• التحقق من الحاجة.
• توصيف الحاجة وتحديدها.
• اختيار مصادر التوريد المناسبة.
• إصدار أمر الشراء/التوريد إلى المورد.
• متابعة أمر الشراء: الاستلام في الوقت والمكان المناسبين.
• استلام "الطلبية" وفحصها، وكتابة محضر الاستلام. 
• مراجعة الفواتير المالية الخاصة بالطلبية.
• الاحتفاظ بالسجلات والدفاتر: سجل أوامر التوريد، الأصناف، وسجل الموردين، وسجل العقود.

دورة الشـــــراء Purchasing Cycle

777777

77777777

التحقق من توفــر الاعتمـادات Budget Review

1ـ فحص الطلب وتحليل السجلات  Record analysis / review requisition
2ـ دعــوة الموردين للتقدم بعطاءاتهم   Request for quotations 
3ـ اختيار الموردين وإصدار أمر التوريـد    Selection of vendors / placement of order
4ـ متابعة التوريـد  ( التعجيل ) Follow up (expediting) 
5ـ استلام المواد  Receipt of materials
5ـ استلام المواد  Receipt of materials