أهداف الفصل
- دراسة إدارة الشراء ومفهوم وظيفة الشراء
- التعرف على العوامل التي تشكل أهمية لوظيفة الشراء
- الاطلاع على أهداف وظيفة الشراء
- فهم وظائف إدارة الشراء
تعريف وظيفة الشراء
مجموعة الأنشطة التي تتضمن التعرف على الاحتياجات من المواد و اختيار مصادر توريدها والتفاوض للحصول عليها بأفضل الأسعار و الشروط و السداد لضمان التوريد المناسب وفي الوقت المناسب.
مفهوم وظيفة الشراء
سلسلة الإجراءات المتضمنة تخطيط وتنظيم وإنجاز جميع الاعمال التي يجب القيام بها لإكمال عملية الشراء لتوفير جميع المواد والسلع المطلوبة
هي الوظيفة المسؤولة عن توفير احتياجات المنظمة من المواد والامدادات والمستلزمات والتجهيزات التي تكون المنظمة بحاجة لها
العوامل التي تحدد أهمية وظيفة الشراء
1- كبر حجم المنظمات: من أبرز المؤشرات المستخدمة في قياس حجم المنظمات :
- حجم راس المال المستثمر
- حجم المبيعات المتحققة
- عدد العاملين في المنظمة
- حجم الأنشطة التي تمارس في المنظمة
2- الميل للتخصص: كلما كان اتجاه المنظمة نحو التخصص كلما يؤدي الى زيادة أهمية وظيفة الشراء ويجعلها مهمة واساسية لأنها تتطلب بعض الأنشطة المتخصصة.
3- ارتفاع تكاليف المشتريات نسبة الى التكاليف الاجمالية للمنظمة: ان كلفة المواد المشتراة الداخلة في عملية الانتاج تبلغ حوالي 60% الى 70% من التكاليف الاجمالية وان زاد عن ذلك فتبرز أهمية إدارة الشراء.
أهمية وظيفة الشراء
1- الشراء مهم في عمل المنظمة واستمرارها: كلما كانت عملية الشراء تجري يشكل جيد فإنها ستحقق قيمة مضافة أكبر للمنظمة
2- مساهمة وظيفة الشراء في تحقيق الأرباح : الشراء يمثل 40-60% من ايرادات المنظمة. فتخفيض نفقات الشراء يؤدي إلى زيادة الربح (علاقة عكسية)، إذا تعتبر مركز كلفة كما أنها مركز ربح في المنظمة.
3- الشراء كعنصر هام في العملية التشغيلية : ان دور ادارة المشتريات في توفير مستلزمات الانتاج بكفاءة و مهارة بالكميات المناسبة والسعر المناسب , والوقت المناسب , وبالجودة المناسبة , ومن مصدر التوريد المناسب , بحيث تكون جاهزة للاستخدام , وفق برامج و عمليات أدارة الإنتاج في المشروع.
4- الشراء كعنصر هام في عملية التسويق : ليكون المستهلك على استعداد لشراء السلعة فيجب ان تتوفر فيها مجموعة من الخصائص والصفات التي تؤدي الى اشباع الحاجة ويمكن أن تكون في المدخلات.
5- ارتفاع حجم الإنفاق بشكل كبير عند شراء المواد : تبرز أهمية إدارة الشراء من خلال تكلفة الشراء و تشكيلها جزء كبيراً من تكلفة الإنتاج, ولكن هذه التوجه قد يعطي انطباعاً أن تكلفة الحصول على المواد هي التي تقرر أهمية إدارة الشراء. فتحليل النفقات لابد أن يتم بصورة متكاملة لمعرفة الأهمية النسبية لتكلفة الشراء، و التأثير المتبادل و المباشر لهذه الكلفة على العناصر الأخرى.
مراحل وظيفة الشراء
- تقدير الاحتياجات.
- تحديد الوصف الدقيق للمواد المشتراة .
- اختيار الموردين أو المجهزين المحتملين .
- دراسة الأسعار وتحديد الشروط .
- تنفيذ عمليات الشراء.
- الاستلام والفحص.
- مراجعة المشتريات.
- معرفة الاحتياجات : عملية الشراء قادرة على معرفة الاحتياجات وتقديرها بشكل سليم ومن ثم الاستعداد لتلبية تلك الاحتياجات.
- تحديد وتقدير المواد المطلوبة: تتم عملية الشراء بمعرفة موصفات المواد المطلوبة من الإدارات الأخرى . وتعمل إدارة الشراء بالتنسيق مع الجهات المستخدمة للمواد على تحديد مستوى الجودة المطلوب لأنها تجنب الوقوع في الخطأ و تساعد في عملية فحص المواد المستلمة.
- اختيار الموردين أو المجهزين المحتملين :تعتبر اختيار المورد من وظائف إدارة الشراء ويتم اختيار المورد المناسب وفق معايير منها :
- الأسعار
- الجودة والنوعية
- الخدمات الإضافية
- الخصومات الممنوحة
- سمعة المورد
- مستوى الإنجاز في العمليات السابقة
- دراسة الأسعار وتحديد الشروط : يعتبر السعر احد العوامل المهمة التي تدخل في قرارات إدارة الشراء المتعلقة بعملية اختيار مصدر التوريد . وهذا يتطلب جهد من إدارة الشراء للحصول على معلومات عن الأسعار ويمكن الحصول على المعلومات من خلال:
- الأسعار السابقة
- المفاوضات المباشرة أو غير المباشرة مع المورد
- العطاءات المقدمة
- تنفيذ عمليات الشراء :
- اصدار أمر الشراء
- متابعة أوامر الشراء
- الاستلام والفحص :
- الاستلام المبدئي: هو غير نهائي وهو اخلاء مسؤولية الشاحن او الناقل
- الاستلام النهائي : هدفه القيام بعملية فحص ومطابقة المواد المستلمة وبموجبه يتم قبول المواد بشكل كامل أو - رفضها كاملة أو قبولها بشكل جزئي مع وجود اعتراضات
- مراجعة المشتريات : يعتبر هذا الاجراء من الأمور المهمة وتتضمن جانبين:
- مراجعة الجانب المالي: مراجعة الفواتير المالية الخاصة بالطلبيات.
- مراجعة الجانب الفني : مراجعة نوع المواد وكميات المواد وخصائص والمواصفات للمواد ثم الاحتفاظ بالسجلات والمستندات واجراء البحوث والدراسات
أهداف وظيفة الشراء
1- الشراء بالجودة المناسبة: يقصد بالجودة المناسبة مدى ملائمة الصنف أو المادة للقيام بالوظيفة التي اشتريت من أجلها:
- الملائمة بين مواصفات وخصائص السلع وعملية تحقيق الاحتياجات للمستهلك.
- التكلفة أو التوازن بين مقدرة السلعة على الإشباع مع قدرة المستهلك على الدفع بالسعر المناسب
- عملية تحديد الجودة تكون مشتركة حيث تشترك الإدارات المسؤولة عن الإنتاج والبحوث والمشتريات والمبيعات والأعمال الهندسية.
2- توفير الأصناف المطلوبة فنيا: يحق لإدارة المشتريات التدخل لتقديم بعض الاقتراحات أو الاعتراض على القرارات الفنية وطلب إعادة النظر فيها فيما يتعلق بالنواحي الآتية:
- إمكانيات الإحلال أو البدائل .
- اعتبارات القيمة الكلية .
- اعتماد توصيات الموردين أو العملاء.
- التشابه في المواصفات
3- الحصول على الكمية الاقتصادية للشراء:
- الكمية التي تساوي إجمالي تكاليف الشراء مضافا إليها تكاليف التخزين عند حدها الأدنى .
- العوامل المؤثرة في تحديد الكمية الاقتصادية:
- العوامل الداخلية: سياسات التخزين، الموازنة التقديرية للمشتريات، طبيعة المشتريات، معدل استخدام المشتريات، السياسات الشرائية...
- العوامل الخارجية: تكاليف تنفيذ عمليات الشراء، مدى توفر الأصناف البديلة، الفترة الزمنية اللازمة لتنفيذ عمليات الشراء، مدى استقرار الأسعار ...
4- الحصول على السعر المناسب:
- يقصد بالسعر المناسب ذلك السعر الذي تستطيع المنظمة دفعه بحيث تكون المنفعة المرجوة منه أفضل بكثير من التكلفة. فالسياسة السعرية السليمة تقوم على:
- السعر يعتبر عاملا مهما في تنفيذ عملية الشراء المناسبة
- السعر بحد ذاته يعتبر من العوامل الرئيسة المؤثرة في سعر المنتج النهائي.
5- الشراء في الوقت المناسب:
- يتأثر هذا الوقت بالعوامل التالية : الإمكانات المالية للمنظمة، الإمكانات التخزينية، الإمكانات الائتمانية، احتياجات المنظمة من السلعة حتى لا تتوقف العملية الإنتاجية ...
- مخاطر عدم الالتزام بالوقت المناسب: القبول بجودة أدنى وسعر أعلى ومصدر توريد غير مناسب وإرباك العملية الإنتاجية وتأخير الاستجابة لطلبات الزبائن واحتمالية فقدانهم واهتزاز ثقتهم بالمنظمة.
6- التحكم في سياسات الشراء:
تستخدم عدة سياسات حسب طبيعة الأسواق خاصة:
- أسواق مستقرة نسبيا : يمكن تحديد التوقيت المناسب للشراء بدرجة عالية من الدقة
- أسواق غير مستقرة: يجعل تحديد الوقت المناسب للشراء أمرا بالغ التعقيد.
77777
777777777
7- اختيار مصدر التوريد:
- يقصد بالمصدر المناسب للتوريد بأنه مجموعة الكيانات الطبيعية أو المعنوية المحتملة والراغبة في إقامة علاقات تجارية مستمرة أو مؤقتة تحقق نفعا مشتركا وتتمتع بالإمكانات المناسبة والسمعة التجارية الطيبة.
- مراحل اختيار مصدر الشراء:
- مسح عام للمصادر الموجودة
- جمع معلومات عن تلك المصادر
- التفاوض مع المصادر واختيار أكثرها ملائمة
- التجربة والخبرة واتخاذ قرار بالاستمرار أم لا