الجودة هي مجموعة من الخصائص الموجودة في المنتج والتي تؤثر في قدرتها على اشباع حاجة المستهلك وهي الدرجة التي تشبع حاجات ورغبات ومتطلبات المستهلك في حدود اقتصادية والجودة مرتبطة بمجموعة من المتغيرات مثل : الخاصية التقنية للمنتج ، سهولة الصيانة، الاستخدام السهل، الخاصية الفيزيائية للمنتج، طبيعة تغليف وتسليم المنتج ...
يقصد بمستوى الجودة في الشراء "مدى ملاءمة الصنف للقيام بالوظيفة التي اشترى من أجلها"، ومعنى هذا أنه إذا لم يكن الصنف ملائماً للقيام بهذه الوظيفة فإن مستوى جودته يعتبر غير مناسب بغض النظر عن سعره وعن إمكانية شرائه بسهولة .
تتكون الجودة من ثلاثة أنواع :
1- جودة التصميم للمنتج
2- جودة الاداء للمنتج
3- جودة الموصفات للمنتج
ويوجد ثلاث مستويات للجودة :
1- مستوى الجودة العالي
2- مستوى الجودة المنخفض
3- مستوى الجودة العادي
العناصر الإدارية الخاصة بالشراء حسب الجودة المناسبة تشمل :
1- الخصائص والصفات الخاصة بالجودة
2- مسؤولية تحديد الجودة
3- طرق توصيف الجودة
4- الرقابة على الجودة وأهدافها ذ
1- تحديد جودة المواد التي تستخدم في الانتاج: تكون بسيطة وسهلة الاستخدام وتساعد وتسهل عملية توزيع السلعة من خلال المحافظة على المظهر والشكل والوزن للسلعة.
2- تحديد المواد وعلاقتها بالآلات والمعدات المستخدمة: تقلص فترة العمل وتوفر الجهد المبذول وتساهم في زيادة القدرة الانتاجية وتحسينها.
3- تحديد جودة المواد وعلاقتها بمهام التشغيل : تساهم في تقليل التكاليف وتسهل التشغيل بدون مشاكل.
1- التوصيف بطريقة العلامة التجارية: في ظل وجود الاسم أو العلامة التجارية فإن القائم بالشراء يكون في أمان. الأسباب التي تدفع المشتري والبائع لاستخدام العلامة التجارية:
2- التوصيف بذكر خصائصها الطبيعية أو الكيميائية: تختلف المواد من حيث الخصائص الطبيعية والفيزيائية والكيميائية لذلك تشتري المنظمة المواد ذات التركيبة المناسبة.
3- التوصيف بطريقة الاداء للمادة المشتراة: ان مواصفات الاداء تعتبر من الناحية النظرية الوسيلة المثلى لوصف الجودة وتؤدي إلى سهولة التحضير والتأكد من امكانية الحصول على الاداء المطلوب بشكل دقيق.
4- توصيف مستوى الجودة بواسطة العينة: أسهل طريقة بالنسبة للمشتري الذي لا يريد أن يدخل في متاهات تحديد المواصفات ،ولكن لا يعفي إدارة المشتريات من اختبارات الفحص للتأكد من المطابقة بين المورد والعينة. ويجب أن تكون العينة بالكمية أو الحجم الكافي لسهولة المقارنة ،كما أنه يجب تحديد الحدود التي يتم داخلها القبول بالنسبة للعينة.
5- توصيف الجودة بواسطة تحديد مواصفات الصنف: يمثل معيارا لقياس مستوى جودة الكمية، مما يقلل من تكاليف التشغيل و التالف ومصدرا على منافسة عادلة بين الموردين الذين يشتركون في تقديم عطاءات.
6- توصيف بطريقة الرتب او الدرجات: لكل رتبة أو درجة مواصفات دقيقة ومعروفة من قبل الجميع.
7- التوصيف بطريقة الانماط الصناعية: تتضمن الأنماط او المعايير الصناعية لكل مادة شرحا تفصيليا للجودة المطلوبة وبذلك يمكن الاعتماد عليها في عملية الشراء.
1- أن وظيفة الرقابة على الجودة هي التأكد من المطابقة للمواصفات وليس إنتاج مستوى جودة مرتفع.
2- تستلزم وظيفة الرقابة على الجودة وجود مواصفات محددة للتعبير عن مستوى الجودة ويقصد بالمواصفات مجموعة الخصائص الأساسية للمنتج التي يمكن قياسها للمنتج ككل أو لبعض الأجزاء كل على حدة مثل درجة الصلابة، الوزن، السمك.
3- أن الرقابة على الجودة لا تقتصر فقط على الرقابة على المنتج النهائي ولكنها تشمل أيضا الرقابة على جودة المدخلات وكذلك الرقابة على العملية الإنتاجية أثناء مراحل التشغيل المختلفة.
ولغرض نجاح المنظمة يجب ان تأخذ في الاعتبار الجوانب التالية :
1- يجب عدم وضع أي قيود على الجودة انما يجب ان تكون عملية متابعة الجودة عملية مستمرة
2- يجب عدم قبول أي نوع من الجودة والموصفات التي تؤدي الى تقليل فرص الاستفادة من المنافسة بين الموردين أو المنافسة مع المنظمات الاخرى
3- عدم التهاون في الجودة والمواصفات من أجل استمرار الحفاظ على جودة المنتج النهائي وهذا يتطلب مراجعة ومتابعة المواصفات بشكل مستمر
1- تشكل دليل على كفاءة ادارة الشراء في الحصول على مواد ذات جودة
2- تعتبر مؤشر على نجاح ادارة الشراء في اختيار مصدر التوريد
3- تشجع المورد على الحرص في تزويد المنظمة بالجودة المطلوبة لشعوره انها تخضع للرقابة
4- الرقابة تؤدي الى تجنب المنظمة من الالحاق الضرر في المنتج النهائي
5- الرقابة تساعد في تحديد المواد التي هي بحاجة الى التعديل او التخلص منها
1- تحديد الجودة من مسؤولية ادارة الإنتاج: فهي التي تقوم بطلب المواد وهي المسؤولة عن جودة المنتج النهائي. عيوبها تتمثل في المغالاة في تحديد الجودة بغرض اثبات كفاءتها ولضمان استمرارية العمل دون معرفة الكلفة والوقت وكذلك الحرص على معيار جودة المنتج بغض النظر عن المعايير الأخرى.
2- تحديد الجودة من مسؤولية ادارة الهندسة والتصميم : هي المسؤولة عن تحديد مواصفات المنتج النهائي فهي تملك سلطة الاشراف الفني من خلال العمل على تصميم المنتج. لكنها تشكل عائقا امام ادارة الشراء في توفير المواد بسبب المبالغة في مواصفات الجودة مما يؤدي الى كلفة عالية.
3- تحديد الجودة من مسؤولية ادارة السيطرة النوعية ( مراجعة الجودة ): هي المسؤولة عن متابعة الجودة في كافة مراحل الإنتاج وتمتلك خبرات عالية في مجال الجودة. لكنها تهتم بالجودة دون مراعاة الكلفة.
4- تحديد الجودة من مسؤولية ادارة التسليم : هي الجهة المسؤولة عن فحص المواد ومطابقتها وعلى تحديد الانحرافات في الجودة. من عيوبها نجد أن استقلالية ادارة التسليم تؤدي الى مشاكل في المنظمة.
5- تحديد الجودة من مسؤوليات ادارة الشراء: هي المسؤولة عن توفير المواد التي تحتاجها المنظمة فهي تمتلك الخبرة الفنية والاقتصادية وتسعى للشراء باقل التكلفة، لكنها تركز على الاعتبار الاقتصادي فلا تعطي الجودة حقها كما أن لها تخصص ادارى فهي لا تمتلك القدرة الفنية في تحديد الجودة.
6- تحديد الجودة مسؤولية لجنة متخصصة : اشتراك اكثر من جهة تساهم تجاوز المشاكل بسبب وجود خبرات في مختلف الإدارات. لكن عمل اللجان عادة ما يتصف بالبطء واختلاف الاعضاء يؤدي الى ارباك في العمل.
توجد مجموعة من الاعتبارات التي تحدد من الجهة المسؤولة عن الفحص:
1- الخبرة والمهارة في عملية الفحص
2- طبيعة الاجهزة المطلوبة والمستخدمة في عملية الفحص
3- درجة تكامل عملية الفحص واستمرارها في اكثر من موقع
عوامل الفحص داخل المنظمة:
عوامل الفحص خارج المنظمة:
الفحص من قبل المورد في مصانعه قبل عملية الشحن ويكون بإشراف هيئة متخصصة من قبل المنظمة فهي تتميز بإصلاح الخلل ان وجد بشكل مباشر وتجنب تكاليف النقل في حالة رفض البضاعة واعادتها من قبل المشتري.