تعريف التخطيط التشغيلي
- المواءمة بين ما هو مطلوب وما هو متاح عملياً، يعني تعبئة وتنسيق وتوجيه الموارد، والطاقات والقوى البشرية لتحقيق أهداف معينة قصيرة المدى وبذلك يتم تحقيق الأهداف العامة بعيدة المدى.
- تحديد الأهدافِ قصيرة المدى المراد تحقيقها، ورسم خط السير إليها، وتحديد وسائل ذلك السير، مع وضوح التصور لما يمكن أنْ يَحدُث أثناء العمل مِن المستجدات والتطورات.
- تحويل الخطط الإستراتيجية إلى أهداف قابلة للتنفيذ ثم إلى نشاطات ثم إلى مخرجات.
- يمارس التخطيط التشغيلي على مستوى المؤسسة الكلي أو على المستوى الجزئي.
أسلوب التخطيط من الأعلى إلى الأسفل
- يتم وضع الخطط مركزياً ومن ثم تنحدر إلى الأسفل.
- يمكن وضع الخطط بدون الاستشارة والمناقشة الملائمة.
- نادراً ما تتم استشارة من يتلقون الخطة للتنفيذ.
أسلوب التخطيط من الأسفل إلى الأعلى
- يبدأ هذا التخطيط من أدنى وحدة من وحدات الجهة الحكومية (القسم) ثم يتم تجميع الخطط معا لتمثل في النهاية الخطة النهائية.
- عادة ما يتم وضع مجموعة من الخطوط الإرشادية، وتقوم الوحدات بوضع خططها الخاصة في هذا الاطار، وعملية التجميع تضمن اتساق النتائج والمخرجات.
- هذه الطريقة تشرك الجميع في عملية التخطيط وتشمل آراءهم، ولكنها يمكن أن تستغرق وقتاً طويلاً.
المزج بين الأسلوبين
- يتم وضع خطة عامة على مستوى القمة، ويتم دمج تلك الخطة مع نتائج التخطيط من أسفل إلى أعلى.
- عادة ما تكون هناك مجموعة تنسيق وسطية تقوم بالأبحاث، وتقدم التوقعات الاقتصادية الكبرى، وتضع خطوطاً إرشادية عامة وتضع كذلك إطار العمل.
- بعد ذلك تتم مراجعة النتائج، واختبارها أوتغييرها أوتعزيزها .
المستفيد من عملية التخطيط
الفئات المستفيدة من خدمات الجهات الحكومية
- الجهات الحكومية.
- القطاع الخاص.
- القيادات العليا.
- الموظفون.
- المجتمع
- الدولة
العلاقة بين التخطيط والمتابعة والتقييم
- الالتزام بتوجيهات التخطيط على مستوى الوزارة أو المنظمة وتوفير البنية التحتية بأبعادها البشرية والمادية والمعلوماتية والمعرفية والمادية وغيرها.
- تسعى المصالح الحكومية خلال عملية تنفيذ الخطط التشغيلية لاستخدام وتبني أدوات المتابعة الملائمة .
- تخضع الخطة التشغيلية ونتائجها للتقييم في نقاط مراجعة مهمة للوقوف على النتائج المتحققة.
مفاهيم إدارية مصاحبة للتخطيط التشغيلي
- الأهداف الإستراتيجية :
الغايات والنتائج طويلة المدى التي ترغب المنظمة في تحقيقها
وهى تُعَبّر عن التحولات الكلية التى تستهدف المنظمة تحقيقها فى المجال الذي تعمل فيه.
- السياسات:
السياسات هي إطاراً عاماً للتصرف يعتبر مرشداً لاتخاذ القرارات.
يلاحظ أن كلاً من السياسات والأهداف تقود وترشد الفكر والعمل، ولكن هناك فرق بينها:
- الأهداف هي نقاط النهاية للتخطيط بينما السياسات هي الطريق الذي تسير فيه القرارات نحو هذه النهايات.
- ويمكن تشبيه السياسات بمجموعة الطرق الرئيسية التي تقودنا إلى المدينة(الهدف) فالسياسات تقود إلى الأهداف.
- الإجراءات
- هي مجموعة من الخطوات التي تدل الموظف إلى كيفية وضع السياسات موضع التنفيذ.
- الإجراءات هي عبارة عن مجموعة من الخطوات ذات التسلسل المنطقي المتتابع لتحقيق غرض معين.
- الإجراءات في حد ذاتها تحقق التنسيق بين الأفراد وتوجههم في أداء الأعمال التي يقومون بها.
- الإجراءات تعني أن الأداء يتم وفق نظام معين ولا يخضع لرأي الموظف او لأسلوبه الخاص في العمل.
- القواعد
- هي ما يجب عمله وما لا يجب عمله في موقف معين.
- تستهدف تنظيم سلوك العاملين في مكان العمل ، مثلا قواعد استخدام الأجهزة – الحضور والانصراف- منع التدخين ...
- الموازنات التقديرية
- هي خطة معبر عنها بشكل مالي أو رقمي.
- وتتنوع الموازنات بحسب نوعية النفقات والإيرادات فلا بد للخطة من تحديد احتياجاتها من الموارد.
- وغالباً ما يتم إعداد موازنة لكل باب من الأبواب على حدة مثل موازنة الرواتب والأجور والتشغيلية ... وتجمع تلك الموازنات الفرعية فى شكل موازنة واحدة شاملة.
أهمية الزمن في الخطة
- التزام الأفراد بإتمام أنشطة البرنامج لتحقيق الأهداف في وقت محدد زمنيا.
- التحفيز على العمل وإتمام النشاط.
- منع التسويف.
- اتخاذ الوقت كمعيار رقابي هام على الأداء.
الانتقال من الإستراتيجية إلى التنفيذ
- على الجهات الحكومية أن تضع خططها الاستراتيجية وتحدد ما يخصها من أهداف استراتيجية وبرامج عمل من ضمن الخطة الاستراتيجية الوطنية وفقاً لاختصاصاتها.
- تقوم كل جهة حكومية بتطوير خططها التنفيذية وتبدأ من مستوى المشاريع التي تحقق أهدافها الاستراتيجية وتخدم برامج العمل الخاصة بها.
- ثم يتم وضع خطط العمل التشغيلية التي تحدد فيها النشاطات الرئيسية اللازمة لتنفيذ المشاريع الخاصة بكل جهة حكومية .
المرحلة الأولى : تحديد الأهداف
تتحدد الأهداف على مستوى الوحدات الإداريه (إدارة – وحدة – قسم ) بالاعتماد على:
- الأهداف الإستراتيجية للوزارة/الهيئة /المؤسسة
- اختصاصات الجهات الحكومية
- اختصاصات الإدارات والوحدات الإدارية
- المشاريع الرئيسية التي تتبناها جهة العمل
أمثلة على صياغة الأهداف
المرحلة الثانية : تحديد النشاطات الرئيسية
في هذه المرحلة يتم تحديد النشاطات الرئيسية اللازمة لتحقيق الأهداف. توجد طرق مختلفة لعملية تحويل الأهداف إلى أنشطة منها :
- طريقة هرمية الأهداف
- طريقة سلسلة الوسيلة والغاية
- طريقة الإطار المنطقي للأهداف
المرحلة الثالثة : تحديد الأولويات
يتم تحديد الأولويات لتنفيذ النشاطات لاعتبارات متعددة منها:
- الموارد المحدودة
- اختلاف الأهداف
- اختلاف الأولويات
- تباين الإطار الزمني للنشاطات.
المرحلة الرابعة : ترتيب الأولويات
- تحديد التسلسل المنطقي للنشاطات
- تحديد الأهم فالمهم
- تحديد التسلسل الزمني حسب ترتيب النشاطات
- الاعتماد على التسلسل المنطقي لانسياب نشاطات الخطة وتسلسلها.
المرحلة الخامسة : تحديد مسؤولية التنفيذ
- إسناد المهام إلى الجهات المعنية بشكل مباشر في تنفيذ المشروع او النشاطات .
- تحديد الشخص / الأشخاص الذين يتولون المسؤولية عن تنفيذ النشاطات .
- تحديد الجهات المسؤولة عن مراقبة النشاطات ومتابعتها.
- تحديد الأشخاص المسئولين عن متابعة النشاطات.
- ولضمان النجاح فإن على الجهات الحكومية توفير إمكانات ووسائل العمل المطلوبة وكذلك تشجيع ومساندة المسؤولين عن تنفيذ ومتابعة تلك النشاطات.
المرحلة السادسة: تحديد الإطار الزمني لكل نشاط
- تحديد الوقت الذي سوف يستغرقه كل نشاط.
- تحديد وقت التنفيذ ( متى يبدأ النشاط ومتى ينتهي تنفيذه) مع الأخذ بعين الاعتبار الوقت المتاح للمنفذين لإنجاز العمل دون إجهاد أو ضغط.
- وضع فترة زمنية احتياطية تحسباً للطوارئ.
- ربط إنجاز جميع الأنشطة بالوقت الكلي المتاح للإنجاز.
- اختيار النماذج المناسبة لوضع خطة العمل وجدولة التنفيذ
أغراض الجدول الزمني لخطة العمل
- وضع توقيت وترتيب أنشطة ومهام خطة العمل الرئيسية منها والفرعية.
- تقديم تصور واضح للحدود الزمنية لخطة العمل.
- توضيح الأنشطة السابقة ضمن أنشطة الخطة مما يسهل تغيير ترتيب هذه الأنشطة عند الحاجة.
- تحديد مسؤوليات التنفيذ لكل نشاط ومهمة مما يساهم في منع ضياع المسؤولية وتسهيل عملية التنفيذ والمتابعة.
- ضمان توفير وقت كاف لتنفيذ الخطة مع إعلام كل طرف مشارك بعملية التنفيذ بدوره ومسؤولياته في التنفيذ.
- تقديم تصور واضح عن سير عملية تنفيذ خطة العمل ومدى التقدم المحرز في تنفيذها وتسهيل إعداد تقارير إنجاز ومتابعة لذلك.
خطوات إعداد الخطة الزمنية
- تحديد النطاق الزمني لخطة العمل
- تحديد النشاطات والمهام اللازمة لتنفيذ خطة العمل
- ترتيب النشاطات والمهام اللازمة لتنفيذ خطة العمل وفقا لتسلسلها الزمني
- تحديد الجهات المسؤولة عن تنفيذ كل نشاط ومهمة
- تحديد النطاق الزمني للنشاطات والمهام
- الحصول على موافقة الأطراف المعنية على الجدولة الزمنية للخطة
- إعلام كل جهة معنية بخطة العمل بالمهام والأنشطة المطلوبة منها
- ترتيبات المتابعة والتقييم والرقابة
المرحلة السادسة : تحديد الموازنة تقديرية
- تحديد الأنشطة الرئيسية في العمود الأول من جدول تقدير التكاليف.
- تحديد الاحتياجات من الموارد البشرية(الموظفين وعددهم) اللازمة لتنفيذ النشاطات في الخطة (مصروفات الباب الأول)
- تقدير المصروفات التشغيلية المطلوبة من قرطاسية وأحبار وبرمجيات واشتراكات وخدمات وغيرها لإتمام كل نشاط ( مصروفات الباب الثاني).
- تقدير المصروفات الاستثمارية المطلوبة من أثاث وأجهزة ومعدات وغيرها لإتمام كل نشاط (مصروفات الباب الثالث).
