التخطيط

تعريف التخطيط

«التخطيط هو مجموعة من التدابير المعتمدة على القرارات والإجراءات العلمية لتحقيق الأهداف من خلال الاختيار الأفضل بين البدائل والنماذج الاقتصادية والاجتماعية عبر استغلال الموارد البشرية والطبيعية والفنية المتاحة إلى أقصى حد ممكن...».

أهمية التخطيط

• ترجع أهمية التخطيط إلى تعقد وتشابك العلاقات والمسؤوليات وتعدد العوامل والمتغيرات التي تؤثر في أداء العمل، الأمر الذي يجعل التخطيط أمراً حيوياً وضروريا 
• يساعد التخطيط المسبق على الاستعداد لمواجهة التحديات الجديدة. 
• تتمثل في مواجهة ظروف مفاجئة أفضل بوجود التخطيط بدلا من الإدارة بالأزمات. 

فوائد التخطيط

• تفادي الارتباك في التنفيذ. 
• تمكين المؤسسة من إجراء التعديلات اللازمة في الوقت المناسب
• تحسين فاعلية الأداء الوظيفي. 
• تجنب وتقليل المخاطر. 
• التعرف المسبق على المشكلات.
• الجاهزية والاستعدادات المبكرة.
• معرفة إمكانيات وقدرات العاملين والمنظمة.

عناصر التخطيط

• استشراف المستقبل وتنبؤ اتجاهاته باستعمال معطيات الحاضر والماضي.
• تحديد الأهداف الذكية للمنظمة على المدى القصير والبعيد. 
• الاعتماد على الأسلوب العلمي الذي يستخدم وسائل ونماذج اقتصادية وإحصائية.
• اتخاذ مجموعة من التدابير المعتمدة والموجهة لتحقيق الأهداف المتوقعة.
• الاختيار بين البدائل بما يسمح بتجنب التناقض بين الأهداف والوسائل.
• تعبئة و استخدام الموارد الطبيعية والبشرية والفنية الامثل.
• الاتسام بالواقعية والشمول والتنسيق والمرونة والاستمرارية.

مبادئ التخطيط

• وضوح الأهداف: تحديد الأهداف الواضحة. 
• المرونة: إمكانية التعديل لمواجهة أية احتمالات طارئة أو مفاجئة.
• الاستخدام الأمثل للموارد: الاستغلال الأقصى لجميع المدخلات.
• التوازن: التوازن بين مصالح المنظمة ومصالح العاملين ومصالح المستفيدين.
• التكامل: جميع الأنشطة تتكامل في التخطيط مثل الخطط قصيرة المدى تتكامل مع الخطط بعيدة المدى. 
• الشمول: يهتم التخطيط بتحسين وتطوير جميع أهداف المنظمة ووظائف الإدارة. 
• الواقعية: وضع التخطيط على أسس التقديرات الواقعية والحقيقية.
• الاستمرارية: عمل متواصل لتحقيق أهداف التخطيط.

التخطيط كوظيفة إدارية 

• التخطيط إحدى وظائف الحكومة الهامة وهو أول عناصر العملية الإدارية وبدون تخطيط لا وجود لأي تنظيم أو توجيه أو رقابة
• مشاركة المرؤوسين في التخطيط ضرورية لإلمامهم بالمسائل الفنية فالتخطيط يقع على عاتق كافة الموظفين.
• المستويات الإدارية العليا تكرس وقتها وجهدها للتخطيط أكثر مقارنة بموظفي المستويات الإدارية الدنيا.
• اهتمامات الإدارة العليا توجه أساساً للتخطيط بعيد المدى في حين ينصرف اهتمام المستويات الإدارية الأدنى إلى التخطيط قصير المدى فالإدارة العليا تضع الخطوط العريضة للخطة والتفاصيل لبقية المستويات.

مقومات نجاح التخطيط 

• عملية التخطيط  تسبق  كافة العمليات الإدارية الأخرى إذ أنها أساس بناء العملية الإدارية.
• دعم الإدارة العليا لعملية التخطيط وتبني أسلوب المبادرة الإدارية.
• مشاركة كافة مستويات الإدارة في عملية التخطيط.
• عملية التخطيط يجب أن تكون هادفة، فالتخطيط من أجل التخطيط هي عملية عقيمة ومكلفة. 
• بناء عملية التخطيط على أساس افتراضات واحتمالات واقعية وموضوعية. 
• التعاون والتنسيق بين مخططي ومنفذي الخطة.
• ممارسة عملية التقييم بشكل مستمر للخطة بهدف إجراء التعديلات اللازمة. 

أنواع التخطيط الحكومي 

•  المستوى الوطني: غالبا ما يشير إلى استراتيجية التنمية الوطنية التي تتم على مستوى الدولة ككل ومنها خطة 2017-2021 . 
• المستوى القطاعي: وهو التخطيط الجزئي على مستوى القطاعات: التخطيط الاقتصادي، التخطيط العمراني، التخطيط الاجتماعي، التخطيط السكاني، التخطيط التعليمي، والتخطيط الصحي … 
• مستوى الجهاز/المؤسسة: وهو الذي يعنى بالتخطيط الشامل للوزارة أو الجهاز خلال فترة زمنية معينة، وتكون الخطة شاملة لكل الخطط الخاصة بالأنشطة التي تتم داخل الوزارة. 
• مستوى الإدارات والاقسام والوحدات: قد تعد الإدارات خططا مشتقة من خطة الوزارة وعادة ما تكون خططا وظيفية.

تصنيف التخطيط حسب المدى الزمني

يمكن تصنيف التخطيط إلى عدة أنواع وفقاً لمعايير مختلفة ، تشمل إطار التخطيط ونطاقه الجغرافي، ومداه الزمني، والمستوى الإداري الذي يحدث فيه. ويمكن التمييز ما بين ثلاثة انواع من التخطيط : 

• التخطيط الاستراتيجي: 5 سنوات وأكثر 
• التخطيط التنفيذي: من 2 سنة الى 3  سنوات 
• التخطيط التشغيلي: سنة أو أقل

التخطيط الاستراتيجي

• تحدد الخطط الإستراتيجية إطار عمل رؤية المنظمة وكيفية جعلها حقيقية وواقعية .
• تحدد الأهداف طويلة الأجل للمؤسسة، وخطة العمل التي سيتم اعتمادها والموارد التي يجب حشدها لتحقيق هذه الأهداف ويتم ذلك من قبل الإدارة العليا للمؤسسة .
• يجب أن تكون الخطة الإستراتيجية ذات نظرة مستقبلية وفعالة ومرنة ، مع التركيز على استيعاب النمو المستقبلي.
• توفر هذه الخطط الإطار والتوجيه لتخطيط المستوى الأدنى

التخطيط التنفيذي (التكتيكي)

• وضع الخطط التنفيذية التي يخططها مديرو المنظمة لتحقيق الأهداف العامة في الخطة الاستراتيجية.
• تمتد الخطط التكتيكية إلى إطار زمني قصير ( أقل من 3 سنوات) ويتم تطويرها عادةً بواسطة مديري المستوى المتوسط.
• توضح بأكثر تفصيل وسائل أو خطط عمل محددة لتنفيذ الخطة الاستراتيجية من قبل الوحدات داخل كل قسم.
• تستند الخطط التنفيذية على تخصيص الموارد والعمل بين الوحدات الفرعية داخل كل قسم.

التخطيط التشغيلي

• الخطط التشغيلية هي خطط قصيرة الأجل (أقل من عام) تم تطويرها لإنشاء خطوات عمل محددة تدعم الخطط التنفيذية وبالتالي الاستراتيجية.
• عادة ما يتم تطويرها من قبل المشرفين وقادة الفرق والمسيرين لدعم الخطط التنفيذية فهم يتحكمون في الخطط التفصيلية للمؤسسة.
• يمكن أن تكون الخطط التشغيلية مرسومة لتغطية القضايا التي يواجهها المسؤولين بشكل متكرر، عن طريق السياسات والإجراءات والقواعد.

خطوات التخطيط

• صياغة وتحديد الاهداف
• وضع الفرضيات التخطيطية حول التغييرات المحتملة في البيئة الداخلية والخارجية.
• مسح وتحديد بدائل الأنشطة التي تؤدي إلى تحقيق الهدف.
• تقييم البدائل المختلفة من حيث الواقعية ، التكلفة ، المرونة.
• اختيار البديل الأفضل ( الخطة المقترحة لتحقيق الأهداف).
• وضع  الخطط الفرعية ( قطاعية، وظيفية، أخرى).
• وضع ترتيبات التنفيذ والمتابعة .

الاعتبارات المهمة في صياغة الأهداف:

• قابلية القياس: إذ يجب أن تخضع الأهداف إلى القياس الكمي قدر الإمكان.
• الوضوح والبساطة: يجب أن تكون الأهداف واضحة ومفهومة وخاصة لكل من واضعيها ومنفذيها.
• الموضوعية والواقعية: يجب أن تكون الأهداف موضوعية وقابلة للتحقيق 
• الارتباط بعنصر الزمن: يجب أن ترتبط بمواعيد زمنية محددة لها بداية ونهاية معلومة.  

 صياغة وتحديد الأهداف 

اعتبارات يجب الأخذ بها عند البدء في التخطيط

الصفات المطلوبة في المخططين

معوقات التخطيط

• عدم اتباع خطوات المثالية للوصول الي الهدف .
• عدم الدقة في المعلومات والبيانات والتنبؤات والافتراضات.
• تجاهل الخطة للعامل الإنساني خاصة مقاومة العاملين للخطة وعرقلة تنفيذها.
• التواكل الاجتماعي والاعتماد على الجهات الأخرى في وضع الخطة.
• القيود الحكومية.
• عدم مراعاة التغيرات في الواقع.

أخطاء شائعة في التخطيط

• التركيز على الوسائل ونسيان الاهداف
• الغرق في المشاكل اليومية
• عدم متابعة تنفيذ الخطة
• عدم وضع معايير للقياس
• عدم المشاركة الجماعية في اعداد الخطط
• عدم تحديد مدة زمنية للخطة
• عدم توفير الظروف لنجاح الخطة
• عدم المرونة في بناء الخطط

تنفيذ التخطيط

• التخطيط الجيد يساعد على التنفيذ الجيد، وبالتالي الوصول إلى النَتائِجِ المرجوة. ويتطلب تنفيذ الخطط تقييماً ذاتياً داخل المنظمة، ثمّ المقارنة بالبيئاتِ المحيطةِ لاستنباط الاستراتيجية الملائمة. 
• تتضمن مرحلة تنفيذ الخطط جهود الإدارة وفرق العمل وجدولة التنفيذ الملائمة دون أي زيادات فيها فضلاً عن التغييرات التي تجري على الخطة ومنهجية اعتمادها بالشكل الذي ينسجم والقدرات المادية والبشرية المطلوبة.

أنشطة تنفيذ التخطيط

• إجراء الأنشطة لتحقيق المتطلبات.
• إنجاز المستلزمات الضرورية.
• تعيين وتدريب أعضاء الفريق.
• توفير واستخدام الموارد.
• بناء وإدارة قنوات الاتصال الداخلية والخارجية.
• إصدار وضبط طلبات التغيير.
• إدارة المخاطر وأنشطة مواجهتها.
• إدارة المشتريات.
• توثيق الدروس المستفادة.