إدارة الأداء المؤسسي في القطاع العام

قياس الأداء المؤسسي

تنطوي هذه العملية على إخضاع الأداء الفعلي للقياس الكمي.

 يعرف الأداء بأنه الدرجة التي تحقق بها العملية أهدافها.

 لكل هدف من أهداف العمليات قياس خاص به

 يوضح أبعاد الأداء ومهام العمليات في تقييم المؤسسات.

مجالات قياس الأداء المؤسسي

أداء الأفراد في وحدتهم التنظيمية/ الإنتاجية/ الوظيفية.

أداء الوحدات التنظيمية في إطار السياسات العامة للمؤسسة والعمليات  التشغيلية  وعلاقات العمل.

أداء المؤسسة في إطار البيئة الداخلية للمنظمة ومن ضمنها الثقافة المؤسسية والقيادة والمهارات والمعارف والقدرات وتدفق المعلومات في المؤسسة.

أداء المؤسسة في إطار البيئة  الخارجية (الاقتصادية ، التكنولوجية، التشريعية، السياسية والاجتماعية والثقافية...)

مفهوم المعيار:

المعيار هو نموذج للأداء يحدد بمعرفة أفراد أو هيئات علمية ومهنية متخصصة وتأتي صياغة المعيار لكي تعبر عن محتوى عملي يكون  قابلاً للتطبيق

المعيار هو وصف للسمات والخاصيات التي يتم تقييمها في مهمة  محددة.

المعيار هو مجموعة العناصر التي يتم الرجوع إليها لتقييم مستوى أداء جهة ما.

 المعيار يستعمل كمرجع للحكم والتقييم كالميزان.

مجالات المعايير

معيار الكفاءة والفاعلية: الكفاءة هي أقل كمية ممكنة من المدخلات لإنتاج أكبر كمية ممكنة من المخرجات. أما الفاعلية فتتعلق بالقدرة على تحقيق أهداف المؤسسة في البقاء والنمو وتلبية احتياجات المستخدمين والزبائن.

 معايير الإنتاجية: العلاقة بين المخرجات مقاسة بعدد الوحدات المنتجة أو قيمتها، والمدخلات مقاسة بعدد العمال أو ساعات العمل أو ساعات اشتغال الالات.

 اتجاهات العاملين: المؤشرات تكون كمية مثل معدلات الغياب ودوران العمل وحوادث العمل أو وصفية فهي تتعلق بالرضا الوظيفي والروح المعنوية والانتماء والولاء.

 وضع المنظمة: يعد وضع المؤسسة ومستوى الرضا عن الخدمات التي تقدمها معياراً لمدى قبول خدماتها، مقارنة بمثيلاتها.

معايير الربحية: لقياس الربحية والكفاءة التشغيلية ومنها معدل العائد على الاستثمار ومعدل دوران المخزون والذمم المدينة وربحية المبيعات ونسب القيمة السوقية للأسهم وغيرها.

معايير جودة المنتج / الخدمة: مدى قبول المنتج / الخدمة ومقترحات العملاء لتطويرها

المسؤولية الاجتماعية: مكافحة تلوث البيئة وتطبيق القوانين الحكومية وخدمة المجتمع المحلي ...

تطوير الأفراد وتأهيلهم: كفاءة برامج التطوير والتدريب للارتقاء بمهارات العاملين

التوازن بين الأهداف القصيرة والطويلة الأجل: تكشف عملية الرقابة على ما تم إنجازه بالمقارنة مع المخطط له.

أنواع المعايير

المعيار التاريخي: يمثل مستوى الأداء للسنوات السابقة معياراً تاريخياً، يعد هذا المعيار فعالاً عندما يتم الحكم على مستوى تحسن أو تدهور الأداء عبر الزمن، ولكنه لا يعطي مؤشراً عن مستوى الرضا عن هذا الأداء.

المعيار المستهدف: يعكس مستويات الأداء المعقولة ، وتعد المنظمات هذه المعايير بضوء تجربتها السابقة والحالية.

معيار الأداء المنافس: تستخدم المنظمات قواعد مقارنة معايير الأداء، فهي تقارن الأداء المخطط مع الأداء الفعلي لمنافسي المنظمة.

المعيار المطلق: وهي معايير نظرية ، كمعيار العيوب الصفرية الذي تطبقه الشركات اليابانية، وقد لا يتحقق في التطبيق لكنه يبقى معياراً تسعى المنظمة لتحقيقه في سبيل تحسين العمليات.

مؤشرات قياس الأداء.

هوعنصر ملموس قابل للملاحظة والقياس

يوفر بيانات عن درجة تحقق المعيار

تستخدم المؤشرات لتوضيح الاتجاه أو وصف مقياس الهدف

يقصد بمؤشرات الأداء العناصر التي  يمكن مراقبتها لمعرفة مدى التقدم في تحقيق الأهداف والنتائج  في المجالات المعنية

المراحل العملية لقياس الأداء

تشمل هذه الخطوة:

تحديد  طبيعة المؤشر.

 تحديد مجالات الأداء .

 تحديد معدلات الأداء.

 تقييم مؤشرات قياس الأداء.

أنواع مؤشرات الأداء

مؤشرات الأهداف: تقيس مدى تطابق الهدف الذي تم التخطيط له مقارنة بالهدف الذي تم تحقيقه.

مؤشرات الأداء: هي العناصر التي  يمكن مراقبتها لمعرفة مجال الأداء ومعدل الأداء فيه.

مؤشرات المدخلات: تقيس مدى تطابق التكاليف الفعلية مع التكاليف المخططة اللازمة لتحقيق مستوى معين من الأهداف خلال مراحل أو فترات زمنية محددة من الخطة (قياس الكفاءة).

مؤشرات العمليات(الأنشطة): وهي في  الغالب مؤشرات نوعية تقيس مدى تحقق أو تنفيذ مراحل أو خطوات هامة ومفصلية في  مسار تحقيق الهدف.

عملية قياس الأداء

لكل هدف من أهداف التنفيذ القياس الخاص به.

 مراقبة أداء المؤسسة يستوجب وضع نتيجة مستهدفة (target)، يجري القياس عليها.

 يتم قياس الأداء بالمقارنة بين النتائج المحققة والنتائج المستهدفة لاتخاذ القرارات المناسبة.

 تنطوي هذه العملية على إخضاع مجالات الأداء الفعلي (الكلفة والجودة والسرعة والمرونة) للقياس الكمي.

بطاقة الأداء المتوازن:

ابتكر «نورتن وكابلان» بطاقة الأداء المتوازن لهدف حسن استغلال طاقة المنظمات وقدرتها على تحويل المعلومات غير الملموسة إلى مؤشرات استدلالية يسهل قياسها وتحليلها والتعامل معها.

وهي أداة تخطيط استراتيجي تقوم على تحليل جميع الأبعاد المتعلقة بأداء المؤسسة وتقديم خارطة طريق  لتوجيه الأداء نحو النتيجة المرسومة.

تطبيق أداء بطاقة التوازن

مراحل تطبيق أداء بطاقة المتوازن

1- تحديد الأهداف لكل  بعد من أبعاد بطاقة الأداء المتوازن.

2- وضع مؤشرات أداء واضحة ومحددة وسهلة القياس لكل هدف من الأهداف الموضوعة.

3- المقارنة بين الأهداف الموضوعة والمخرجات .

4- تحليل النتائج وحصر الفجوة والمجالات التي تعاني قصور يحول دون تنفيذ رؤية المؤسسة وخططها الاستراتيجية.

معايير الأداء  وفقا لتوجهات وزارة المالية في قطر 2012 :

النتائج: يُعرف أيضاً بمعيار الفعالية أو التأثير.

المخرجات: يشير إلى عدد الوحدات التي تم إنتاجها أو عدد الخدمات المقدمة

فعالية التكلفة: كلفة كل وحدة من المخرجات والتغيرات التي طرأت على كلفة الوحدة وفعالية العمليات

عبئ العمل: معيار فعالية يشير إلى مخرجات النشاط بالنسبة إلى عدد العاملين.

بالتوجيه الصادر من مكتب رئيس مجلس الوزراء بشأن دليل معايير الأداء المؤسسي للجهات الحكومية الذي أعدته وزارة التنمية الادارية.

حيث وجه معالي رئيس مجلس الوزراء بمراعاة ما يلي:

الاسترشاد بما ورد بالدليل.

تفعيل عمل الوحدات المختصة بالجودة.

التنسيق مع وزارة التنمية الادارية بشأن تنفيذ ما ورد في الدليل.