مقدمة
- يرجع تطور أساليب وممارسات إدارة المشاريع للجيش ، فالجيش قدم سلسة من المهارات فى إدارة المشاريع تعجز عن تقديمها المنظمات التقليدية: برنامج الفضاء ( ابولو ) لوكالة ابحاث الفضاء الامريكية ناسا ( NASA ) ...
- ظهر علم إدارة المشاريع في بداية القرن العشرين عندما وضع “هنري جانت” نظرية مخطط جانت والتي كانت أول نظرية علمية في التخطيط والسيطرة على نشاطات المشروع من الناحية الزمنية كما تصادف ظهور نظرية “هنري فايول” التي حددت مبادئ علم الإدارة بشكل عام لتعزز وتدعم ادارة المشاريع.
أسباب ظهور إدارة المشاريع
- التوسع في المعرفة والتقدم العلمى والتكنولوجى سواء فى مجال المعلومات ومجال الاتصالات .
- الطلب المتزايد على السلع والخدمات بما فى ذلك التغيير فى أذواق المستهلكين.
- العولمة وظهور المنافسة العالمية ، وعالمية الإنتاج والتسويق ، والاعمال الدولية بشكل عام .
- ظهور المشروعات العملاقة التى تتطلب التخصص والمؤهلات والمهارات العلمية المناسبة فى إدارة مثل هذه المشاريع .
تطور إدارة المشاريع
- في العام 1967، تم تأسيس المنظمة العالمية لإدارة المشاريع “IPMA” في أوروبا، ثم في عام 1969 تم تأسيس معهد إدارة المشاريع “Project Management Institute PMI” في أميركا والذي حدد الإطار العلمي والمهني لإدارة المشاريع.
- قامت “PMI” في العام 1984 بتأسيس شهادة مهنية احترافية في إدارة مشاريع “P M P” ولاقت هذه الشهادة قبولاً عالمياً واسعاً ويحملها الآن أكثر من 650 ألف شخص في 204 دولة.
- في العام 1996 أصبح كتاب Project Management Body of Knowledgeهو المرجع الرئيسي لعلم إدارة المشاريع حول العالم.
مصطلحات أساسية :
- المشروع: مجموعة من المعالم أو المراحل أو الأنشطة أو المهام التي تدعم الجهد المبذول لتحقيق وإنجاز هدف محدد.
- الإدارة: هي عملية تخطيطية وتنظيمية واتصالية ورقابية لتسيير المرفق العام أو الخاص باقتدار.
- إدارة المشروع: مجموعة من الأنشطة المرتبطة ، يتم تنفيذها بطريقة منتظمة ، مع تحديد واضح لنقطة البداية ونقطة النهاية لتحقيق النتائج المرغوبة لتلبية احتياجات المنظمة الآنية.
تعريفات ادارة المشروع :
- مجهود يتم القيام به بهدف تحقيق انجاز محدد ، لمرة واحدة ، وذو طبيعة خاصة لا تتكرر بنفس الصورة ويتم عادة إنجاز هذا المشروع فى خلال فترة زمنية محددة ، وفى حدود الموازنة الموضوعة.
- مجموعة من الأنشطة المترابطة غير الروتينية ، لها بدايات ونهايات زمنية محددة ، يتم تنفيذها من قبل شخص أو منظمة لتحقيق أهداف محددة ، وفى إطار معايير التكلفة ، والزمن والجودة المخطط لها.
- عملية ديناميكية تستخدم الموارد المناسبة للمنظمة بطريقة منظمة، لتحقيق بعض الأهداف المحددة بوضوح والتي تم تحديدها على أنها احتياجات ضمن مجموعة محددة من القيود.
عناصر المشروع :
- المشروع له أنشطة مترابطة وغير روتينية .
- المشروع له فترة زمنية محددة فهو يتكون من أنشطة مترابطة لها بداية ونهاية في الزمن.
- المشروع له موازنة تقديرية تخصص الأموال الضرورية.
- المشروع له هدف يجب تحقيقه.
- يجب تحقيق معايير التكلفة ، والزمن والجودة المناسبة والمطلوبة من قبل العملاء.
الفرق بين المشاريع وبين العمليات Projects Vs Operations
الاختلاف بين العمليات والمشاريع
- المشروع له بداية ونهاية ويتضمن الانتقال من بداية المشروع إلى نهايته حسب الترتييب المطلوب
- تتولد عن كل مشروع نتيجة مميزة، ولهذه النتيجة أو النتائج الفريدة أهداف محددة.
- يتضمن المشروع فريق من العاملين الملتزمين بتنفيذ المشروع .
- تقوم المشاريع باستخدام الموارد ( البشرية، المادية، المالية، الوقت ... )
إدارة البرنامج
- يتم التصنيف حسب الجهة المسؤولة مثل المشاريع الحكومية التي يتم التصنيف فيها حسب النوعية: تعليمية، صحية، خدمية، بنية تحتية ...
- يطلق على هذه المشاريع بعد تحديد أنواعها ووظائفها تسمية المشاريع المصنفة.
- عندما تجتمع المشاريع المصنفة في مجموعة واحدة يطلق على هذه المجموعة إدارة البرنامج.
إدارة حقيبة المشاريع Portfolio Management
- تجمع إدارة حقيبة المشاريع البرامج مع مجموعة المشاريع تحت سقف واحد سواء بينها صفات مشتركة أو مختلفة.
- حقيبة المشاريع تحتوي على مجموعة من المشاريع أو البرامج ويتم تجميعها لتكون عملية الإدارة أكثر فعالية.
- حقيبة المشاريع هي الادارة التي تجمع المشاريع المصنفة وغير المصنفة تحت مظلة واحدة.
- لا تعتمد المشاريع أو البرامج أو حقيبة المشاريع على بعضها البعض و لا تشترط وجود علاقة مباشرة بينها.
مكتب إدارة المشاريع Project Management Office ( PMO )
مكتب إدارة المشروعات هو هيكل أو كيان تنظيمى يقوم بتحديد المسؤوليات المتعلقة بالإدارة المركزية ويحدد النطاق الخاص بها. للمكتب عدة مهام :
- تقديم الدعم اللازم لمديرى المشاريع .
- إدارة جميع المشاريع بمنهجية واضحة .
- الإستخدام الأمثل للموارد المتاحة للمشاريع .
- نقل الدروس المستفادة من المشاريع السابقة.
- تحديد الأولويات للمشاريع الموجودة داخل المنظمة .
- كتابة التقارير الاجمالية الخاصة للإدارة العليا.
- تحديد طاقة المنظمة الاستيعابية للمشاريع .
اختلاف خصائص مكتب إدارة المشاريع Project Management Office ( PMO )
- يمكن أن يختلف PMO في سياقه التنظيمي ، وخصائصه الهيكلية وأدواره و وظائفه من منظمة إلى أخرى. ومع ذلك ، فهو ضروري لمساعدة المشاريع على تجاوز خاصة المراحل الأولى المحفوفة بالمخاطر.
- على سبيل المثال ، في شركة Google العملاقة، يعد تقديم مشاريع فعالة من حيث التكلفة وفي الوقت المناسب أمرًا مهمًا ، ولكن ليس بنفس أهمية الخروج بأحدث الأفكار الابداعية.
- كذلك بالنسبة للمشاريع العامة فهي لا تسعى للربحية أو الزمن بقدر ما تسعى لتحقيق المنفعة وتلبية الحاجات العامة.
مختلف إدارات المشاريع
1- إدارة تكامل المشروع Integration Management : يشرح العمليات والانشطة التى تتكامل مع العناصر المتعددة فى إدارة المشروعات عن طريق مراقبة وتنسيق الوظائف والأنشطة التي تتم على مستويات مختلفة من المنظمة.
2- إدارة نطاق المشروع Scope Management : هي العملية التي يتم من خلالها تحديد المخرجات والنتائج والفوائد وتحديدها والتحكم فيها.
3- إدارة وقت المشروع Time Management : يركز على العمليات التى يتم الإستعانة بها للمساعدة فى التأكد من إكمال المشروع في الوقت المناسب .
4- إدارة تكاليف المشروع Cost Management : يصف العمليات الداخلية فى تخطيط وتقدير ورصد ومراقبة التكاليف بحيث يمكن إكمال المشروع في حدود الميزانية المعتمدة للمشروع.
5- إدارة جودة المشروع Quality Management : يصف العمليات اللازمة لتخطيط ورصد ومراقبة وضمان تحقيق متطلبات الجودة فى المشروع .
6- إدارة الموارد البشرية Human Resource Management : تصف العمليات اللازمة لتخطيط وتملك وإنشاء وإدارة فريق المشروع .
7-إدارة إتصالات المشروع Communication Management: يحدد العمليات التى لابد من القيام بها لضمان توليد وتجميع وتوزيع وتخزين وتنظيم معلومات المشروع
8- إدارة مخاطر المشروع Risk Management : يصف العمليات اللازمة لتخطيط ورصد ومراقبة وضمان تحقيق متطلبات الجودة في المشروع .
9- إدارة المشتريات بالمشروع Management Procurement : تصف العمليات اللازمة لتخطيط وتنفيذ وإدارة فريق المشروع.
قيود المشروع : (الزمن – التكاليف – الجودة )
1- الزمن : يحدد الزمن التعاقدي من قبل المصمم بالتشاور مع المالك، ويتأثر هذا الزمن بالتصميم وبالتنفيذ.
2- التكاليف : يتم تقديرها اعتمادا على حساب الكميات والأسعار المتوقعة لكل بند عمل. ولا يمكن تحديد الكلفة النهائية للمشروع إلا بعد التنفيذ. ويتم توزيع التكاليف المقدرة على زمن التنفيذ المخصص للمشروع ووفق الموازنة.
3- الجودة : يتم تحديد الجودة في المواصفات الفنية للمشروع بحيث يكون بالإمكان قياسها وتحديدها وبالتالي الحصول على الجودة والوظيفة والمتانة والصيانة. برامج ضمان الجودة يقوم بها ممثل المالك وعادة ما يسمى جهاز الإشراف.
التحديات أمام المشاريع:
أمثلة لقيود المشروع :
- مثال فى قيد الوقت : لابد من الانتهاء من المشروع فى مدة أقصاها عشرة أشهر مثلاً .
- مثال فى قيد التكلفة : ميزانية المشروع لا تتجاوز عشرة مليون دولار .
- مثال فى قيد الموراد البشرية : مطلوب من إدارة شؤون الموارد البشرية توفير عشرة المهندسين.
- مثال فى الموارد غير البشرية : وجود ثلاث حفارات سواء بالشراء أو التأجير عند تنفيذ المشروع .
العوامل البيئة المؤثرة فى المشروع
- المناخ السياسي والثقافة والهيكل والعمليات التنظيمية .
- البنية التحتية مثل المرافق الموجودة والتجهيزات الراسمالية .
- الموارد البشرية الموجودة مثل : المهارات والانظمة السلوكية والمعرفية.
- ظروف السوق أو المجتمع ودرجة تحمل أصحاب المصلحة للمخاطر.
- المعايير الحكومية او الصناعية مثل القوانين ومعايير الجودة.
- أنظمة معلومات إدارة المشروعات مثل برامج الجدولة ونظام ادارة التهيئة وتوزيع المعلومات.
- قواعد البيانات التجارية.
أمثلة على المشاريع :
- المشاريع الإنشائية : مثل بناء العمارات السكنية والمستشفيات والجسور .
- المشاريع الصناعية : مشاريع ذات طابع تكنولوجي وهندسي مثل صناعة السيارات, الطائرات.
- المشاريع الخدمية : مثل المشاريع التعليمية والفندقية .
- المشاريع العلمية : مثل تصميم نظام معين او بحوث الفضاء .
- المشاريع الاجتماعية : مثل المشاريع الخاصة بمكافحة الفساد وتنظيم الاسرة والتوعية ضد التدخين
- المشاريع الاقتصادية : مثل مشاريع مواجهة الكساد والفقر والبطالة والتضخم ومشاريع الخصخصة