مرحلة تأسيس المشروع
يعتبر تحديد المشروع وتعريفه بشكل واضح من الأمور الهامة والحاسمة في نجاح المشروع لأنه إذا لم يتم تحديد المشروع بشكل واضح ، فإن المشروع سيواجه مشكلة خطيرة قبل أن يبدأ ومهما كانت مدة الوقت، وحجم الطاقة المطلوبان لتحديد المشروع في مرحلة التأسيس، فإن ذلك سيكون أقل من الكلفة التي سيتم إنفاقها لمعالجة المشكلات أثناء التنفيذ.
تحديد المشكلة أو الفرصة
- كلما ازدادت إدارة المشروع إدراكاً للقضايا المحيطة بالمشروع كانت فرصة نجاحه أفضل.
- معرفة كيفية عمل المشروع
- تحديد احتياجات مستخدمي المشروع
- تحديد الأطراف المشاركة في المشروع والتوقعات المنتظرة منهم .
- التأكد من نجاح المشروع الجديد لحل المشكلة القائمة وإلا حتى لو تم إنجازه بنجاح ، يمكن أن يتعرض للفشل.
دافعية المشاريع:
إن إدراك وفهم الهدف من المشروع أمر ضروري من أجل فهم الاحتياجات الأساسية. وبذلك يمكن القيام بعمليات التغيير المتعلقة بالوقت المحدد، والكلفة، والمجال أثناء إدارة المشروع.
- دافعية السوق: بمعنى إنتاج منتج جديد استجابة لاحتياجات السوق.
- دافعية الأزمة: إيجاد حل سريع لمشكلة أو أزمة معينة.
- دافعية التغيير: أي الحاجة إلى تغيير العمليات لتتماشى مع البيئة الحالية، أو لتكون أكثر فاعلية.
تعريف وثيقة تحديد المشروع:
- يجب ان يتم توثيق أي مشروع سواء كان كبيرا أو صغيراً قبل البدء في تنفيذه .
- تعتبر وثيقة تأسيس المشروع المعتمدة هى البداية الرسمية للمشروع .
- يندرج ضمنها تحديد مدير المشروع .
- تمد هذه الوثيقة مدير المشروع بالسلطة اللازمة لاستخدام الموارد فى أنشطة المشروع .
- تحتوى وثيقة المشروع على الأطر الاساسية للمشروع .
الغرض من وثيقة المشروع Develop Project Charter :
- بيان اتفاق أصحاب المصلحة بأهمية وأهداف ونتائج تنفيذ المشروع .
- ميثاق المشروع هو احدى المتطلبات الأساسية التى يجب اتمامها قبل بدء المرحلة الأولى من مراحل تنفيذ أى مشروع .
- يتم تحديث وثيقة المشروع كلما انتقلنا من مرحلة إلى مرحلة أخرى خلال دورة حياة المشروع
محتوى وثيقة المشروع :
1- وصف المشروع: وصف اجمالي للمشروع وقد يحتوى على وصف مخرجات عامة المشروع.
2- مالك المشروع أو الممول: قد تكون الوزارة او الدولة او الإدارة الهندسية .
3- مدير المشروع: يذكر إسمه ومؤهلاته وصلاحيات مدير المشروع فى التصرف في بعض بنود الميزانية وبعض الصلاحيات الاخرى المتعلقة بالجدول الزمنى وطريقة تنظيمه .
4- تاريخ بدء وتاريخ انتهاء المشروع.
5- الميزانية التقديرية للمشروع.
6- الأهداف الرئيسية للمشروع.
7- مخرجات المشروع: يتم ذكر مخرجات المشروع بصورة اجمالية.
8 - القيود والافتراضات:
- القيود قد تكون فى الزمن لانتهاء المشروع أو تكون قيوداً في الميزانية .
- الافتراضات تكون بتوفير موارد فى بداية المشروع أو أثناءه لكى يفي المشروع بالاهداف المطلوبة.
9- أصحاب المصلحة: لهم علاقة وتأثير قوى على المشروع والذين يرفع لهم تقرير أداء المشروع.
10- المعالم الرئيسية للمخرجات: هي تواريخ محددة لمخرجات مراحل المشروع المختلفة مثلاً:
- المرحلة الاولى : 1 - 6 – 2017 يتم الانتهاء من المرحلة الاولى .
- المرحلة الثانية : 31 – 12 2017 يتم الانتهاء من الرحلة الثانية .
11- إدارة المخاطر: يتم ذكر المخاطر الرئيسية إذا كان هناك مخاطر فى المشروع .
12- التوقيع: من الإدارة وأصحاب المصلحة كما يتم التوقيع على الوثيقة من الشخص الذى أصدرها.
مرحلة تخطيط المشروع
- التخطيط يعتبر إحدى عمليات إدارة المشاريع قد يكون غير مؤكد بطبيعته وذلك أنه يتم قبل بدء التنفيذ على أرض الواقع.
- يتم تحديد بداية نطاق المشروع والاساليب الملائمة لانجازه وتحديد المدة الزمنية اللازمة لاستكمال العمل.
- تحليل بيئة المشروع: مجموعة العوامل والتغيرات تكنولوجية واقتصادية واجتماعية وثقافية ...
- ندرة الموارد: والتي يجب الحفاظ عليها وحسن استخدامها.
- 37% نسبة فشل المشاريع بسبب عدم جودة التخطيط
مزايا تخطيط المشروع
- تخفيض تكلفة المشروع : التخطيط يساعد على الاستغلال الامثل للموارد.
- المحافظة على جودة المشروع: يلعب دور كبير فى تحديد توقعات واحتياجات العميل فى بداية المشروع.
- تحسين قدرة المنظمة ومرونتها: القدرة على التغيير والتكيف مع المتغيرات البيئية.
- ترتيب الأولويات: إعطاء أهمية كبيره للأولويات ذات قيمة مضافة للمنظمة.
- التنسيق بين الأقسام المختلفة وفرق العمل.
- حسن استغلال إدارة الوقت على احسن وجه.
- تحسين عملية الرقابة بقياس الأداء وتحديد الإنحرافات.
مراحل عملية تأسيس المشروع
- عقد الاجتماع التأسيسي.
- اعداد الخطة الابتدائية.
- اعداد الخطة المركبة للمشروع.
- اعداد الخطة النهائية للمشروع.
- مراجعة الخطة النهائية.
1- عقد الاجتماع التأسيسي
اجتماع يتم الدعوة اليه من قبل الإدارة العليا للمنظمة الام من أجل وضع الاسس الخاصة بتنسيق عملية الدخول في المشروع ويتم من خلاله وضع جدول اعمال له أهداف واضحة ويتضمن النقاط التالية:
- تحديد المدى الفني للمشروع.
- تحديد الاسس التي توضح مسؤوليات المشاركين في الاجتماع عن أداء المشروع.
- وضع موازنة مبدئية.
- تشكيل فريق ادارة المخاطر.
2 - اعداد الخطة الابتدائية
يعتمد اعداد الخطة الابتدائية على مفهوم تجزئة هيكل ويتم من خلاله تحليل العمل هرميا من الأعلى الى الأسفل:
تجزئة البرامج الى مجموعة مشاريع.
- تجزئة المشروع الى مجموعة مهام.
- تجزئة المهمة الى مجموعة من حزم العمل.
- تجزئة حزمة العمل الى مجموعة وحدات العمل.
- تجزئة وحدة العمل الى مجموعة من الانشطة.
- يوفر هيكلة تجزئة العمل WBS سردا للمهام المراد تنفيذها لتحقيق أهداف المشروع.
- تجميع تقدير اولي للمشروع.
- تقييم لأنشطة العمل وتصنيفها في المستوى المناسب (تسمى في بعض الأحيان حزم العمل)
- تتكامل هذه التقديرات لتحقق ولتصل في النهاية إلى المستوى الأعلى.
- بناء عليه يمكن تقسيم الأنشطة واعداد جدول زمنى للتنفيذ وتكلفة تقديرية ثم يتم مراجعتها ورفعها الى الجهات الاعلى.
3- اعداد الخطة المركبة للمشروع
- يتم تدقيق ومراجعة الخطة الابتدائية المرفوعة ، حيث يجب أن تحتوى هذه الخطط على اوصاف المهام اللازمة والميزانية والجدولة.
- تراجع الخطط بعد ذلك وتدمج في خطة مشروع مركبة.
- تعتمد هنا على التدقيق والمراجعة والتجميع ورفعها بعد ذلك إلى مدير المشروع الذي يقوم بدوره برفعها الى الإدارة العليا لاعتمادها.
4- اعداد الخطة النهائية
- تسمى الخطة الرئيسة او عقد الالتزام في المشروع او دستور المشروع .
- تعتبر الخطة النهائية التي يجب اعتمادها من جميع الاطراف المتداخلة في المشروع.
- تصير خطة نهائية بعد اعتمادها وإقرارها من قبل الإدارة العليا والتوقيع عليها.
5 - مراجعة الخطة النهائية
- وهو ما يسمى بالتخطيط اللاحق، ويتم من خلاله مراجعة الخطة النهائية للتأكد من ان كل العناصر الضرورية لانجاز المشروع واكماله حسب المطلوب قد تم تصنيفها بشكل مناسب.
- بعد انتهاء المراجعة والاعتماد النهائي لخطة المشروع لا يجوز اي تعديل او تغيير على الخطة الا باستخدام ما يسمى بأوامر التغيير.
محتويات تخطيط المشروع
- عرض عام.
- اهداف المشروع.
- المنهج العام.
- الاوجه التعاقدية.
- الجداول.
- الموارد.
- الافراد.
- طرق التقييم.
- المشاكل والصعوبات المحتملة.
1- عرض عام
- الغايات النهائية المشروع.
- علاقات الغايات باهداف المنظمة الام.
- وصفا للاسلوب الاداري والبناء التنظيمي الذي سيستخدم في المشروع.
- قائمة بالمحطات الرئيسية لانجاز المشروع.
2- أهداف المشروع
شرح تفصيلي لغايات المشروع المذكورة في العرض العام.
شرحا للفوائد المتحققة من المشروع من حيث الربحية والمنافسة.
شرحا لأية أهداف إضافية أخرى.
3- المنهج العام
يصف هذا الجزء عملية تنفيذ المشروع من الناحية:
- الادارية.
- الفنية.
4- الاوجه التعاقدية
- من الصعب على الشركات أن تقوم بتوفیر وتخزین الموارد اللازمة للمشروع من أجل استخدامها في أوقات متباعده لأن ذلك یثقل المشروع بتكالیف إضافیة.
- لذلك فإن المشروع یعتمد على التعاقد الفرعي أو ما یسمى (مقاول باطن) لإنجاز بعض المراحل في العمل أو لتوفیر بعض الموارد النادرة، وهنا تضع قائمة كاملة للأطراف التعاقدية للمشروع.
- كما یتضمن ھذا الجزء أیضا الأمور القانونیة التي تتعلق بالعقود واجراءات التنفيذ.
5- الجداول
- تحديد الجداول الزمنیة اللازمة لتنفیذ كافة الأنشطة والفعالیات المطلوب أداءها.
- علاقة الأنشطة الحالیة بالأنشطة السابقة والأنشطة اللاحقة ومدى التتابع والاعتمادية فيها.
- ویتم إعداد الجدولة باستخدام تقنيات عديده منها بيرت وغيرها لتحدید أوقات أنشطة المشروع ابتداء من أول نشاط وحتى آخر نشاط
6- الموارد
- تحديد كافة الموارد اللازمة لانجاز المشروع من بداية الى نهايته، سواء من حيث الكم، النوع، والتكلفة.
- اعداد موازنة تقديرية تتضمن المعطيات السابقة.
- تحديد التقلبات في الاسعار المتوقعة بسبب التضخم و/او الظروف البيئية الاخرى.
7- الافراد
- الكفاءات والخبرات والمهارات المطلوبة لاداء انشطة المشروع.
- فترة احتياج المشروع لهذه الخبرات.
- عمليات التدريب اللازمة لرفع كفاءة فريق العمل او بعض افراده.
- المكافآت المرصودة لزيادة التحفيز.
- الشؤون القانونية المتعلقة بالعقود العمل.
8- طرق التقييم
- معايير الاداء في المشروع في الامور التي تتعلق بكل اهداف المشروع.
- طرق جمع البيانات عن اداء المشروع ومراحل عمله بهدف اجراء عملية تقييم.
- التغذية العكسية بهدف اجراء التصحيح اللازم.
المشاكل والصعوبات فى تخطيط المشاريع
- التنبؤ ببعض المشاكل والمخاطر التي يحتمل ان تواجه المشروع (كالمشاكل التقنية والفنية، نقص الموارد، الاضطرابات، المشاكل المناخية، المشاكل المالية ...
- يعمل التخطيط المسبق فى المشاريع على وضع خطط احتمالية لمواجهة هذه الاحتمالات في حال حدوثها للتقليل من اثارها ومخاطرها.