خصائص المشروع
- الغاية: تقام المشاريع لتنفيذ غرض معين فهي مرتبطة بهذه الغاية لتحقيق الأهداف مثل إقامة جسر بهدف حل مشكلة الاختناق المروري أو تطوير دواء لعلاج السرطان بهدف الحفاظ على حياة الناس.
- دورة حياة محدودة: هو ان المشروعات ذات طبيعة مؤقتة بحيث انها تبدأ وتنتهي في أوقات محددة ومعلومة قد تطول وقد تقصر.
- التفرد: المشروع في تنفيذه يحتاج الى أنشطة فريدة وغير روتينية حتى لو تشابه مشروعان في الطبيعة والحجم والشكل فان تنفيذ كل منهم يحتاج الى أنشطة مختلفة ( طبيعة الإدارة- المخاطر- الموارد).
- الاعتمادية المتداخلة: المشاريع تحتاج الى أنشطة متتابعة ومتداخلة مع بعضها البعض كما تتداخل مع الأقسام الوظيفية الأخرى في المنظمة (انتاج – تسويق- افراد- مالية) وقد تتداخل مع اطراف أخرى مثل الموردين ومقاولي الباطن والزبائن ...
- الصراع: للمشروع نشاط اجتماعي قد تتضارب فيه المصالح، إذ يؤدي التداخل في أنشطة المشروع الى حدوث صراع، ولذا يجب إدارة هذا الصراع بالشكل الذي يحقق أهداف المشروع بفاعلية وكفاءة.
- المخاطر: المشروع بسبب خصائصه وأهدافه في الوقت والكلفة والمواصفات يزيد من المخاطر لاسيما اذ انحرف عن تحقيق هذه الأهداف ( انفجار مكوك الفضاء تشالنجر – مفاعل شيرنوبيل النووي ).
دورة حياة المشروع – الرأي الشخصي-
أصحاب المصلحة بالمشروع
- أصحاب المصلحة هم الذين يمكن أن تتأثر مصالحهم كنتيجة لتنفيذ المشروع او استكماله ولهم دور في التأثير على أهداف المشروع أو مخرجاته.
- يجب على فريق إدارة المشروع الاهتمام بأصحاب المصلحة والوقوف بقدر الإمكان من اجل ضمان نجاح المشروع.
- يتحمل أصحاب المصلحة درجات من المسؤولية في انجاز المشروع وقد تتغير هذه المسؤولية على حسب طبيعة النشاط والإدارة.
أطراف المشروع
- المستفيدون من المشروع :
- الموردون: كافة الجهات التي تقوم بتزويد المشروع بالموارد اللازمة لإتمام المشروع.
- الزبائن والعملاء لهم علاقة بصفة مباشرة بالمشروع أي الجهات التي يتم تنفيذ المشروع لصالحها.
- مدير المشروع: وهو الشخص الذي يقود المشروع وهو المسؤول الأول عن نجاحه وفشله لذا يجب ان يتمتع بمهارات عديده مثل مهارات فنية – مهارات ادارية- مهارة التفاوض – مهارة الاتصال والمتابعة.
- الإدارة العليا: وهي الإدارة العليا للمنظمة الأم التي يتبع لها المشروع وعليها توفير الدعم والموارد اللازمة لنجاح المشروع.
- المديرون الوظيفيون: المديرون الذين يترأسون الادارات والأقسام في المنظمة الام التي يتبع لها المشروع.
- فريق المشروع وهو الطاقم الوظيفي الذي يعمل في المشروع والمعني بتنفيذ الأنشطة والمهام والوظائف اللازمة لإكمال المشروع- عليه يجب ان يتم اختيار أعضاء الفريق المؤهلين فنيا واداريا مع ضرورة الاهتمام بهم.
- المنظمات ذات علاقة: أي جميع الجهات التي لها حق الإشراف ولها علاقة بالمشروع.
نظرة عامة على مرحلة تحديد المشروع
- تقوم جهة ما بتحديد فكرة ملحة لمشروع حسب هدف معين الغاية منها إيجاد حلول لمشاكل أو لتطوير ونمو المنظمة.
- تقديم وصف واضح لمشروع مقترح
- تأكيد أهمية المشروع
- تفهم إهتمامات أصحاب المصلحة ذوي العلاقة وتوقعاتهم من المشروع .
الأنشطة الرئيسية في مرحلة تحديد المشروع
- العمل مع الأطراف الرئيسية أصحاب المصلحة والخبراء لمناقشة المشروع بخصوص:
- توضيح أهمية المشروع
- توضيح الغرض من المشروع وأهدافه
- تحديد المخاطر التي سيواجهها المشروع
- تحديد أصحاب المصلحة ذوي العلاقة الرئيسيين بالمشروع
متسلمات مرحلة تحديد المشروع -مقترح المشروع-
- مستند تحديد المشروع
- ملخص لفكرة المشروع والغايات الرئيسة- اهداف المشروع
- التأكيد على أهمية وأولوية المشروع مع ربطها بالأهداف الاستراتيجية للمنظمة الأم.
- تحديد النتائج التي يجب ان يحققها المشروع
- تحديد أدوات قياس نجاح المشروع
الإنتهاء من مرحلة تحديد المشروع
- في حالة كان المشروع غير مناسب حسب الادارة العليا
- يتم مراجعة مستند تحديد المشروع وإعادة تقديمه
- لا يتم مناقشة المشروع مرة أخرى
- في حالة كان المشروع مناسبا حسب الادارة العليا
- انتقال المشروع لمرحلة التخطيط
الغرض من مرحلة تخطيط المشروع
- بداية مرحلة تخطيط المشروع
- موافقة الإدارة العليا على مستند تحديد المشروع والتصريح بوضع خطة المشروع
- أهمية الغرض من مرحلة تخطيط المشروع
- تخطيط المشروع بالكامل
- تقديم المزيد من المعلومات التفصيلية للإدارة العليا
الأنشطة الرئيسية في مرحلة تخطيط المشروع
- الاجتماع مع أصحاب المصلحة ذوي العلاقة والخبراء بغرض:
- إعداد هيكل تجزئة أعمال المشروع
- وضع الخطة الزمنية للمشروع
- تقدير تكاليف المشروع
- وضع خطة الموارد البشرية
- موازنة الخطة الزمنية
- تقديم خطة المشروع Project Plan مصحوبة بالموازنة التقديرية، والخطة الزمنية.
متسلمات مرحلة تخطيط المشروع
المتسلمات Deliverables هي:
- هيكل تجزئة أعمال المشروع
- الخطة الفنية للمشروع
- الجدول الزمني للمشروع
- الموازنة التقديرية
الانتهاء من مرحلة تخطيط المشروع
عندما لا توافق الإدارة العليا على تخطيط المشروع سيكون هناك احتمالين:
- تعديل خطة المشروع أوالجدول الزمني أوالموازنة
- يتم إلغاء فكرة المشروع
الإدارة العليا توافق على تخطيط المشروع وبذلك ينتقل المشروع إلى مرحلة التنفيذ.
نظرة عامة على مرحلة تنفيذ المشروع
- بداية مرحلة تنفيذ المشروع:
- موافقة الادارة العليا على خطة المشروع، والخطة الزمنية، والموازنة
- في مرحلة تنفيذ المشروع:
- دعم فريق العمل في إتمام أعمال المشروع
- مراقبة العمل ورفع تقارير الانجاز
- تحديث خطة المشروع حسب الضرورة
- التنسيق مع أصحاب المصلحة والادارة العليا
متسلمات مرحلة تنفيذ المشروع
المتسلمات هي:
- دليل المشروع
- تقارير حالة المشروع
- سجلي المخاطر والمشكلات القائمة
- التخطيط المعدل للمشروع والخطة الزمنية والموازنة التقيرية ...
- طلبات التغيير
نظرة عامة على مرحلة إقفال المشروع
- الغرض من مرحلة إقفال المشروع
- توضيح انتهاء العمل بالمشروع
- تقييم نجاح المشروع
- نقل المعرفة وإعادة فريق المشروع إلى المؤسسة الدائمة
- بداية مرحلة إقفال المشروع
-اقتراب عمل الفريق من النهاية
الأنشطة الرئيسية في مرحلة إقفال المشروع
- تقييم نجاح المشروع
- مشاركة نجاح المشروع مع أصحاب المصلحة/ذوي العلاقة
- توثيق قبول المتسلمات
- إنهاء العقود
- الاحتفال بالنجاح مع الفريق
- إنشاء أرشيف المشروع
- توثيق الدروس المستفادة