إدارة فرق العمل

 تمهيد

على الرغم من أن إدارة المشروع قد تقوم بعملية اختيار الفريق الذي سيعمل فيه ، إلا أنه قد تواجهها بعض المشاكل ، لاسيما إذا تمت الاستعانة بعناصر الفريق من الإدارات الوظيفية (تنظيم وظيفي) ، وقد يتأثر الولاء للمشروع ووحدة الامر وضرورة قيادة الفريق بكفاءة وفاعلية نحو تحقيق أهداف المشروع . 

تعريف فريق العمل 

• فريق المشروع هو مجموعة من الأفراد الذين يعملون لإنجاز أهدافه في الوقت المحدد والتكلفة والمواصفات المطلوبة.
•  كما يعرف أيضا بأنه مجموعة من الأعضاء ذوي تخصصات مهنية متنوعة يعملون معا لتحقيق أهداف محددة خاصة بالمشروع لفتره زمنية معينة وعملهم يتم جماعيا وبالتعاون المتبادل فيما بينهم.

أهمية فرق العمل

• إحدى ركائز نجاح وتقدم المنظمات.
• التعاون والتكامل بين العاملين لتحقيق أهداف المشروع.
• أداة فعالة لإنجاز المهام المشتركة.
• ترفع من إنتاجية العمل.
• تساعد على المرونة.
• تحسن مستوى الجودة.

أنماط فرق العمل

• فرق المهام: تستخدم لحل مشكلة معينة يراد حلها أو موضوع محدد مطلوب انجازه. 
• فرق الادارة: وهي المتكونة من الموظفين الذين يشرفون على الوحدات التشغيلية او التنظيمية في المنظمة. 
• فرق العمل الالكترونية: من خصائصها العمل في المجال الافتراضي. 

أنواع فرق العمل حسب مهرمان

مراحل بناء فريق العمل

المرحلة الأولى: مرحلة التشكيل:

• ظهور الحاجة إلى تكوين فريق العمل

• عملية تعرف أعضاء الفريق علي بعضهم البعض وبناء الثقة فيما بينهم.

• تكون أهداف المشروع موضع التساؤل والنقاش.

• يصرف الفريق جهدا كبيرا على التنظيم والتدريب.

• اعداد ما يسمى بعقد الالتزام الذي يشكل مرجعية للفريق.

المرحلة الثانية : مرحلة العصف:

• يبدأ العاملون في التحقق من حجم العمل الملقى على عاتقهم.

• يتكون الضغط ويميلون هنا الى التذمر والاحساس بالتعب.

• يعتمد العاملون بشكل أساسي في أداء العمل على خبراتهم.

• يجب على قائد الفريق التحلي بالمرونة في العمل بهدف خلق التعاون والتجانس.

المرحلة الثالثة: مرحلة التطبيع:

• يبدأ أعضاء الفريق في التعود على بعضهم والميل للعمل مع بعض.

• يقل مستوى الصراع لمصلحة التعاون.

• يبدا الفريق بالتماسك.

• يظهر النقد البناء كسلوك طبيعي في التعاون بين أعضاء الفريق.

• يبذل العاملون مزيدا من الوقت والطاقة للتركيز على الأهداف.

• يبدأ التقدم في انجاز المشروع بالظهور في العمل.

المرحلة الرابعة: مرحلة الإنجاز:

• تبدأ علاقة أعضاء الفريق بالاستقرار.

• توقعاتهم من المشروع مرتفعة في مرحلة النضج.

• يبدأ الأداء في الارتفاع وتحقيق الإنجاز عن طريق تشخيص المشكلات وحلها.

• وضوح الأدوار للعاملين وتسارع التقدم نحو تحقيق أهداف المشروع.

المرحلة الخامسة: مرحلة الانتهاء:

• يتم تقييم الأداء.
• تحديد الدروس المستفادة وتحديد مدى مساهمة الفريق في إنجاح المشروع
• المساهمة في تحقيق أهداف المنظمة الام وغالبا ما تكون في مرحلة انهاء وتسليم المشروع بعد اكماله.

سلوكيات فريق العمل

• أدوار المهام: (الباحث عن المعلومات – معطي المعلومات –  المنسق – الموجه – المقوم).
• أدوار المحافظة والصيانة: (المشجع – واضع المستويات – المتابع – المعبر عن مشاعر الفريق).
• أدوار ضد الفريق: (العدواني – المعارض او الذي يضع المعوقات – الباحث عن الاعتراف والتقدير فقط – الباحث عن المصلحة الذاتية – ذو العقلية المنغلقة – المسيطر).

خصائص فريق عمل المشروع

وجود راعي للفريق:

• - الإدارة العليا للمنظمة هي التي توفر الدعم والموارد في الوقت وبالكمية المناسبة .
• - مدير المشروع غالبا يكون الشخص الذي يمثل حلقة الوصل بين المشروع والإدارة العليا

وجود عقد الالتزام للفريق:

• - عقد الالتزام هو وثيقة رسمية تضع حدود عمل الفريق ومصادر الموارد التي يحتاجها.
• - يحدد أعضاء الفريق وادوارهم ومسؤولياتهم .
• - يناقش عقد الالتزام من الفريق والمدير أصحاب المصالح الأساسيين ليكون مرجعا.

تركيبة الفريق:

• - تحديد حجم الفريق بناء على حجم المشروع.
• - إمداده بالخبرات المتنوعة واللازمة للمشروع.

خصائص نجاح فريق عمل المشروع

التدريب:

• يجب تدريب الفريق على مهارة وتقنيات حل المشاكل.
• مهارات الاتصال وقبول الاخر.
• مهارات فنية وما يتعلق برفع الكفاءة الانتاجية

القواعد الأساسية: 
يجب على الفريق تطوير قواعد أساسية تحكم العمليات والاتصالات بين أعضاء الفريق.
الأهداف الواضحة:

• - تحديد الأهداف بشكل واضح .
• - صالحة لتكون مقياس لمستوى النجاح.
• - مشتقة من رسالة المنظمة الام.

المحاسبة:

• - تقديم تقارير دورية عن أداء الفريق.
• -الاستعداد للمحاسبة على الأداء.

إجراءات اتخاذ القرار:

• - توضيح إجراءات عملية اتخاذ القرار داخل الفريق وسبل اعتماد القرارات المتخذة.

الموارد:

• - توفير الموارد اللازمة لإنجاح المشروع بالإضافة الى توفير الموارد المعلوماتية اللازمة للوصول الى الأهداف.

الثقة:

• - ثقة الإدارة العليا بأعضاء الفريق.
• - ثقة الفريق ببعضهم البعض وثقتهم بأنفسهم .

اتصالات مفتوحة:

• - القدرة على الاتصال وتبادل المعلومات والانصات وسماع الاخر.

القيادة:

• - مدير المشروع يجب ان يتمتع بالقدرة على التأثير والتحفيز والحث على تحقيق الأهداف.
• - ان يكون قدوة ومرشد لحل المشاكل والتعلم.

تماسك فريق العمل

• يشير مصطلح التماسك الى وجود درجة عالية من الترابط بين وحدات الفريق ، ويمكن رصد العوامل التي تزيد من تماسك فريق عمل المشروع كالتالي:
• وضوح الاهداف والاتفاق عليها بين اعضاء الفريق.
• وجود قائد كفء وفعال للفريق (مدير المشروع).
• توفر فرص التفاعل المستمر والمتبادل بين اعضاء الفريق.
• الحجم المناسب لفريق العمل.
• قلة مساحة الصراع داخل الفريق.
• التقييم المناسب لاداء الفريق من طرف الادارة العليا.

خصائص فرق العمل عالية الكفاءة

• ان فرق العمل عالية الكفاءة تتميز بالخصائص التالية:
• وجود اتصال وثيق بين اعضاء الفريق.
• لا يقوم فرد واحد بانجاز جميع اجزاء العمل وحده.
• ادراك ان نجاح الفريق هو نجاح لكل عضو فيه.
• المشاركة البناءة في تحقيق اهداف المشروع.
• وجود شعور عال بالثقة والتقدير والاحترام بين اعضاء الفريق. 

اخطاء فريق عمل المشروع

• يقع فريق عمل المشروع في بعض الاخطاء وهذا للاسباب التالية:
• عدم وضوح الاهداف التي من اجلها تم تكوين فريق العمل .
• السرعة في تكوين فريق العمل.
• سوء اختيار بعض اعضاء فريق العمل.
• عدم توفر الامكانات والموارد لفريق العمل اثناء تنفيذ المشروع.
• عدم اعطاء فريق العمل الصلاحيات الكافية.
• ممارسة مدير المشروع لاسلوب السلطة بشكل مفرط.
• تملق الاعضاء لمدير الفريق محاولين ارضائه على حساب مصلحة المشروع.

الاختلافات داخل فرق العمل

• الاختلاف بين البشر حقيقة واقعية ، ومن صور الاختلافات داخل فريق العمل نجد:
• النوع (ذكر/انثى).
• العمر.
• المستوى الاداري او الوظيفي.
• المهن والتخصصات.
• الاهتمامات.
• الثقافة (الدين ، العادات والتقاليد ،...)
• الجنسية.

الخصائص الواجب توفرها فى عضو الفريق

• المهارة الفنية العالية Technically competent .
• الأعضاء ذوي المناصب العليا في الفريق يجب أن يكون لديهم قبول عال من إدارة المنظمة Politically sensitive .
• التوجه القوي نحو حل المشاكل Strong Problem-orientation .
• التوجه القوي نحو الهدف Strong Goal-orientation .
• الثقة العالية بالنفس Strongly self-confident.