تنظيم المشروع

وظائف  ادارة المشروع Project Management functions

1- تخطيط المشروع:  وضع خطط تتابع وجدولة الأنشطة اللازمة للمشروع ، تحديد الأهداف والطرق المناسبة للوصول للأهداف ، ووضع شبكة انجاز المشروع.
2- تنظيم المشروع:  وضع الخريطة التنظيمية للمشروع ، توزيع المسؤولیات والصلاحیات ، تحدید العلاقة مع الهيكل التنظیمي للمنظمة الأم ، واطراف المشروع، اختيار فريق العمل للمشروع.
3- فريق المشروع: اختيار أعضاء فریق المشروع، حفز فريق العمل باستمرار، بناء روح التعاون والتنافس بين أعضاء الفريق. 

4- موازنة المشروع:  إعداد الموازنة التقديرية لتنفيذ المشروع، ويتضمن اعداد الكلف والموارد والعائدات المتوقعة والتدفقات النقدية والأرباح.
5 توجيه المشروع:  وهو توجیه فریق العمل عن طريق القيادة والتحفيز والاتصال ، من أجل تحقيق الأهداف.
6- الرقابة على المشروع:  تحدید المعاییر التي تستخدم لتقییم الأداء ، ثم القیاس والحصول على التغذية العكسية كذلك تحديد الأدوات الرقابية  التي تساهم في تقييم المشروع والتدقيق وصولا لمرحلة التسليم. 

تعريف تنظيم المشروع

•  تنظيم المشروع يقصد به تصميم التنظيم الداخلي للمشروع عن طريق توزيع المسؤوليات والسلطات والحقوق والواجبات على العاملين  في المشروع .
• تحديد القواعد والأصول وإجراءات العمل الرسمية المتبعة في العمل، وتطوير نظام الاتصال والرقابة وكتابة التقارير بين المستويات الإدارية المختلفة، بما يحقق أفضل صيغة تساعد المشروع في الاستجابة للمتغيرات البيئية بطريقة كفؤة وفعالة تمكن المنظمة الأم من الوصول الى الأهداف.

مفهوم تنظيم المشروع

التنظيم أداة تستخدمها المنظمات في الوصول الى أهدافها ويقصد بها تجميع الأعمال اللازمة لتحقيق الأهداف  وتقسيمها الى نشاطات فرعية وتجميعها في شكل وحدات إدارية  والتنسيق بينها مع تحديد العلاقات الإدارية بينها والمتمثلة في السلطة والمسؤولية وخطوط الاتصال في شكل تنظيمي محدد.

تطور تنظيم المشروع

• لم تعد الأشكال التنظيمية التقليدية المستخدمة في المنظمات الوظيفية ملائمه لاستخدامها في المشاريع في بيئة تتميز بـالتعقيد والديناميكية العالية وتطور هائل في الجوانب التكنولوجية وتغير دائم في رغبات الزبائن.
• لذا وجدت الحاجة الى وجود أشكال تنظيمية مبتكرة حتى تتمكن من النجاح في الوصول الى أهدافها معتمدة في ذلك على اتخاذ قرارات فيما يخص كيفية ربط المشروع بالمنظمة الأم واتخاذ قرارات تخص كيفية تنظيم المشروع نفسه.

الأشكال التنظيمية في المشروع

الأشكال التنظيمية للمشاريع يمكن حصرها في ثلاث اشكال مختلفة في الخصائص والمميزات:

• التنظيم الوظيفي. Functional 
• تنظيم المشروع المستقل. Project
• تنظيم المصفوفة. Matrix 

الهياكل التنظيمية

يؤثر الهيكل التنظيمي في كفاءة عمل إدارة المشاريع فيعمل في غالبية على الاستعمال الأفضل للموارد فتتنوع الهياكل التنظيمية بين الهياكل الوظيفية وبين هيكل المشروع، مع وجود مجموعة من هياكل المصفوفة التي تجمع بين النمطين. وكل واحد من تلك الهياكل التنظيمية، يمكن أن يكون ملائما وفاعلا إذا تم فهم ميزاته ومساواته، وتم التعامل معها بشكل صحيح. وفيما يلي حديث عن خصائص وميزات ومساوئ الهياكل التنظيمية الوظيفية، والمشروع، والمصفوفة.

 هيكل التنظيم الوظيفي Functional-type organization

• التنظيم وفقا لهذا الشكل يكون المشروع تابعا لأحد الأقسام الوظيفية الأساسية في المنظمة. يحال تنفيذ المشروع على القسم الوظيفي الذي يكون أكثر تخصصا في طبيعة المشروع المطروح للتنفيذ لضمان نجاحه ودعمه. مثال : إذا ارادت كلية المجتمع  إحداث درجة الماجستير  في تخصص الإدارة العامة كمشروع فإن القسم المناسب لتولي المهمة هو قسم الإدارة العامة...
• يوصف الهيكل التنظيمي الوظيفي التقليدي بالهيكل الهرمي، الذي يتم فيه تنظيم الأفراد وتجميعهم ضمن دوائر (أقسام) وظيفية، مثل: الموارد البشرية، والمالية، والإنتاج. يكون مجال المشروع محدودا ومقيدا بحدود القسم الوظيفي. فكل قسم له مدير مشروع يقدم تقاريره إلى رئيس القسم.

خصائص الهياكل التنظيمية الوظيفية:  

• يعمل مديرو المشاريع داخل حدود القسم، ولديهم مستوى من الخبرة ضمن مجالات مسؤوليتهم.
• يقوم مديرو الأقسام الوظيفية بإدارة كل من المشروع وأفراد الوحدة الوظيفية. فهم مسؤولون عن تحديد المتطلبات، وجدولة العمل زمنيا والحصول على الموارد وإدارتها وضمان الجودة.
• يتم تعيين الأفراد للعمل في المشاريع التي تحتاج إلى مهاراتهم وخدماتهم ويمكن أن يتم تحريكهم ونقلهم ضمن القسم حيث تستدعي الحاجة وجودهم.

الشكل 3-1 المشروع كجزء من التنظيم الوظيفي 
 

ايجابيات التنظيم الوظيفي

• مرونة عالية في استخدام العاملين :  فبما أن المدير الوظيفي هو المسؤول الأول عن المشروع فإنه سيسخر كل الكفاءات في القسم لإنجاح المشروع.
• الانتفاع من الخبرات  الضرورية: استغلال الخبرات والتجارب لتنفيذ المشروع على أحسن وجه. 
• سهولة  تبادل الخبرات والمعارف: ويتم ذلك بين الخبراء لأنهم  يعملون في نفس القسم.
• تطور الأقسام الوظيفية : الأقسام الوظيفية هي قاعدة تطوير المسار الوظيفي  للأفراد ومن خلال وظائفهم وقياس أدائهم مما يحفزهم على التطوير والابتكار.

سلبيات التنظيم الوظيفي:

 العميل لا يكون محور الإهتمام  وبؤرة التركيز  لأن العاملين في القسم  لديهم مسؤوليات أخرى.
 بطئ الاستجابة لمتطلبات العمل بسبب وجود مستويات ادارية متعددة في الأقسام الوظيفية تؤدي إلى تأخير القرارات وبطئ الإجراءات وبسبب عدم وجود مسؤول بشكل كامل عن المشروع.
 ضعف التحفيز لأسباب تنظيمية، فالقسم الوظيفي يميل الى الاهتمام بوظيفته وليس موجها للمشروع .
 عدم صلاحية هذا  الشكل للمشاريع الكبيرة والضخمة والمعقدة.

تنظيم المشروع المستقل Project-type Organization

عادة ما يكون هذا النوع من التنظيم منفصلا عن بقية أقسام المنظمة الأم فهو يعمل في شكل وحدة مستقلة بفريق فني مستقل وإدارة مستقلة ماليا، أما إداريا فهي مرتبطة بالمنظمة الأم فقط عبر التقارير الدورية وعن طریق مدیر المشروع.
- تتفاوت درجة الاستقلالية من مشروع لآخر من الجانب الإداري والمالي والمحاسبي.

ايجابيات المشروع المستقل

•  وجود سلطة مركزية على مستوى المشروع مما يعزز القدرة على اتخاذ قرارات سريعة، وسرعة الاستجابة لطلبات الزبائن والعملاء.
• خبره تراكمية للعاملين في نفس النوع من المشاريع  تساهم في رفع الأداء وتحقيق الاهداف.
• الهياكل بسيطة ومرنة مما يسهل الاستجابة للمتغيرات البيئية الداخلية والخارجية

سلبيات المشروع المستقل:

• ازدواجية الوظائف: في حالة وجود عدة مشاريع في فتره زمنية واحده فإن وظائف العمل تتداخل .
• تخزين  المستلزمات: بهدف ضمان نجاحه يحتاج المشروع إلى الإحتفاظ بالخبرات والأفراد والمعدات مما يؤدي  إلى تجميد هذه الطاقات.
• عدم الاستفادة عادة من الخبرات المتوفرة على مستوى المنظمة الأم.
• ظهور صراعات بين أعضاء المشروع المستقل وأعضاء المنظمة الأم أو أعضاء المشاريع الأخرى.
• وجود قلق بين أعضاء فريق المشروع بسبب الخوف على مستقبلهم الوظيفي بعد انتهاء المشروع.

 تنظيم المصفوفة Matrix-type   Organization

يمثل هذا الشكل خليط من التنظيم الوظيفي والتنظيم  المستقل.
تتم الإستفاده من بعض  ميزات التنظيم الوظيفي والمستقل والتخلص من بعض العيوب فيهما.
يستخدم في المنظمات التي تعمل في مجالات مرتفعة التقنية .

أنواع تنظيم المصفوفة

1- المصفوفة القوية:  وتسمى كذلك مصفوفة المشروع، وتكون خصائصها اقرب الى المشروع المستقل، لكن مع بقاء العلاقة مع المنظمة الام.
2- المصفوفة الوظيفية:  وتسمى كذلك المصفوفة الضعيفة، وتكون خصائصها اقرب الى المشروع الوظيفي، لكن يتمتع بجزء من استقلالية المشروع المستقل. 
3- المصفوفة المتوازنة:  خصائصها تقع بين النوعين السابقين.

مزايا تنظيم المصفوفة:

• يكون المشروع هو نقطة التركيز بسبب وجود مدير متفرغ للمشروع كما أن الأفراد الذين  يتم إختيارهم من الوظائف يعملون تحت مسؤولياته لتحقيق الأهداف.
• متاح له استخدام مخزون الخبرات والكفاءات الموجود على مستوى الأقسام الوظيفية .
• بما أن العاملين في المشروع يتم انتدابهم من وظائفهم فإنهم أقل احساسا بالقلق على مستقبلهم
• يساعد في تحقيق وحدة الهدف وتقليل الصراعات.

سلبيات تنظيم المصفوفة:

• وجود مشكلة توازن القوى بين مدير المشروع والمدير الوظيفي ففي المصفوفة القوية تكون القوة والسلطة أكبر بيد مدير المشروع وفي المصفوفة الضعيفة تكون أكبر بيد المدير الوظيفي أما حالة المصفوفة المتوازنة فإن الخلاف والصراع يكون شديد بين الطرفين. 
• تثير عملية تحريك الموارد من مشروع لآخر بعض الصراعات السياسة الداخلية في المنظمة لأن كل مدير يريد الإستحواذ على الموارد لتحقيق أهداف خاصه بمشروعة.
• يؤدي هذا النوع من التنظيم إلى وجود مشكلة في مبدأ وحدة القيادة  بسبب تشتت العاملين بين أوامر كلا من المدير الوظيفي ومدير المشروع.

عناصر اختيار الصيغة التنظيمية للمشروع

• تعريف  المشروع :عن طريق صياغة الأهداف التي تحدد نوع المخرجات المرغوبة.
• تحديد المهام الأساسية: تحديد المهام والأقسام الوظيفية في المنظمة الأم التي تصلح لإنجاز هذه المهام.
• ترتيب المهام: حسب تتابع تنفيذها وتجزئتها إلى حزم عمل.
• تحديد  الوحدات : التي ستقوم بأداء حزم العمل في المنظمة الأم و تحديد الوحدات التي ستعمل معا.
• خصائص المشروع : مستوى التقنية المطلوبة وطول مدة وحجم المشروع والمشاكل المتوقعة.

 اختيار الصيغة التنظيمية للمشروع

عندما تتضح ملامح الاختيار التنظيمي، حسب المهمات وحزم العمل والخصائص الأخرى التي تجمعت في وظيفة معينة فيكون الشكل الأنسب هو التنظيم الوظيفي، ام إذا تتقاطع مع مجموعة من الوظائف فيكون الشكل الأنسب هو تنظيم المصفوفة ، أما إذا كان من الصعب تنفيذها إلا بشكل مستقل فيكون الشكل الأنسب هو التنظيم المستقل.