ادارة تكاليف المشاريع

تتضمن عملية وضع موازنة المشروع خطوتين أساسيتين. الاولى هي تقدير تكاليف أنشطة المشروع والثانية توزيع التكاليف على فترة تنفيذ كل نشاط.

الخطوة الأول تُسمى تقدير التكاليف cost estimating :  تستند تقديرات التكلفة على تحليل الأنشطة التي تم إنشاؤها وتقديرات الموارد التي سيتم استعمالها

الخطوة الثانية تُسمى تخطيط التكاليفcost planning: كلما كانت خطة المشروع متكاملة ومفصلة ومدروسة وأقرب إلى الواقع كلما قل الجهد المطلوب للسيطرة وازداد تطابق الخطة مع الواقع.

التحكم في التكاليف

الهدف الرئيسي من التحكم في التكاليف هو التأكد من إنجاز المشروع ضمن الكلفة والمدة المخططة لها التي تقوم على متابعة وقياس العمل ومقارنته بخطة المشروع، ومن ثم اتخاذ الخطوات اللازمة لتعديل أي انحراف إن وجد والتي تشمل على: 

 •    تقدير الكلفة. 

 •    محاسبة الكلف. 

 •    التدفقات النقدية للمشروع.

 •    الكلف المباشرة للعمل. 

 •    الكلف الثابتة.

 •    الحوافز والعقوبات والمشاركة في الأرباح. 

أهمية التحكم في التكاليف

  تتميز طبيعة المشاريع بالأسلوب الديناميكي لذلك يجب كشف الانحراف عن الخطة بأسرع وقت ممكن وتصحيحه لتقليل الانعكسات الجانبية على باقي نشاطات المشروع. ومن أهم العوامل التي تجعل السيطرة على المشروع ضرورية ما يلي: 

 اختلاف المشاريع وطبيعة النشاطات المختلفة للمشروع الواحد . 

  تنوع الأيدي العاملة وعدم ديمومتها.

 شح الموارد. 

 الظروف الخارجة عن إرادة الإدارة مثل الإضرابات وظروف الطقس وانقطاع المواد ... 

أنواع التكاليف Cost Types

التكاليف المتغيرةVariable Costs : تتغير مع تغير حجم العمل الذي يتم تنفيذه.

التكاليف الثابتة Fixed Costs : التكاليف التي هي ثابتة في جميع مراحل المشروع.

التكاليف المباشرة Direct Costs: التكاليف المرتبطة مباشرة بالمشروع .

التكاليف غير المباشرة Indirect Costs: التكاليف التكاليف المرتبطة بصفة غير مباشرة بالمشروع.

عناصر تقدير التكاليف

العمالةLabor:  يتم تقدير تكاليف مختلف فئات العمالة في المشروع وكذلك تكلفة ساعة.

الموادMaterials:  يتم تقدير تكلفة المواد التي سيستخدمها المشروع.

الاستشارات والعقود الجزئية او عقود الباطن Subcontractors and consultants: تقدير تكاليف الاعمال التي سيتم تنفيذها من قبل جهات خارجية أو تكاليف الاستشارات التي سيحتاجها المشروع.

تكلفة إيجارات المعدات او المرافقEquipment and facility rental:  استئجار معدات أو أدوات أو مرافق خاصة أثناء بعض مراحل سير المشروع.

تكاليف التنقل والسفر Travel : وذلك لتغطية تكاليف السفر ومتطلباته وذلك من أجل إنجاح المشروع.

خطة الطوارئContingencies:  يتم تقدير تكاليف لمواجهة الطوارئ المستقبلية الغير متوقعة.

طرق توزيع التكلفة على المشروع Allocating the total budget

التقدير من الأعلى إلى الأسفل : يقارن المشروع الحالي مع مشاريع سابقة مشابهة للمشروع الحالي مكوناته وبالتالي من حيث التكلفة . وهذا ما يسمى بالتقدير الإرشادي أو التقدير بحكم التجربة وهو مصمم لتوفير تقديرات تقريبية دون الحاجة إلى استخدام الكثير من التفاصيل المساندة .

التقدير من أسفل إلى أعلى : وهو تقدير مفصل للغاية ويستخدم هيكل تجزئة العمل WBS  لإنشاء تقديرات النشاط من حيث التكلفة ( وكذلك الجدول الزمني ) . يمكن للتقدير من أسفل إلى أعلى أن يكون دقيقاً جداً إذا كان هناك ما يكفي من البيانات التاريخية التي تستند إليها التقديرات .

التقدير الحدودي أو النمذجة modeling وهو يقوم على استخدام معلم parameter  والوحدات المتطابقة المتكررة من العمل . إذا كانت تكلفة وحدة واحدة من العمل 100 دولار فإن تكاليف X  وحدة سوف يكون X * 100دولار .

المصطلحات الفنية لقياس التكاليف

ضبط التكاليف Cost Control

قياس وتحليل تكاليف الأداء لكل نشاط أو حزمة من حزم العمل لتحديد الأنشطة التي تتطلب التدخل بأفعال تصحيحية.

تحديد طبيعة الأفعال التصحيحية التي يجب أخذها.

مراجعة خطة المشروع بما يتضمن التعديلات في التكاليف والأوقات التي تقتضيها الأفعال التصحيحية.

فيقوم فريق المشروع بالتركيز على الانشطة أو حزم العمل التي لها تباين التكلفة سالباً ومؤشر أداء التكاليف CPI  أقل من الواحد. كما يقوم الفريق بالتركيز على نوعين من الأنشطة عند التفكير في اتخاذ إجراءات تصحيحية تتعلق بالانحراف السالب لتباين التكلفة (القيمة المكتسبة التراكمية للعمل المنفذ CEV أقل من التكلفة الفعلية CAC.

مقارنة التكاليف الفعلية  CACمع التكاليف المخططة CPC

يقوم فريق المشروع بتوثيق كل التكاليف الفعلية  Actual costلأنشطة المشروع بشكل منتظم ودوري سواءً من حيث تكلفة المواد المستخدمة او ساعات العمل لكل عامل في كل حزمة من حزم العمل.

كما يتم تسجيل التكاليف لكل عملية شراء تم إصدارها حتى ولو لم يتم استلام المواد او لم يتم تنفيذ بند العمل المخطط بعد والتي تُسمى التكلفة المخصصةCommitted cost 

بعد ان يتم جمع البيانات بخصوص التكاليف الفعلية، متضمنةً التكاليف المحجوزة، يتم تجميعها لكل حزم العمل ويتم مقارنتها مع التكاليف المخططة.

تحديد القيمة المكتسبة للعمل المنفذCEV

يمكن تعريف القيمة المكتسبة للعمل المنفذ Earned value  بأنها قيمة ما تم تنفيذه من العمل على أرض الواقع. وهي المؤشر الذي يجب احتسابه بشكل مستمر في كل مرحلة من مراحل تقييم الأداء. حيث ان مقارنة التكلفة الفعلية التراكمية CAC مع التكلفة المخططة التراكمية CBC يوضح فقط المقارنة بخصوص المال الذي تم صرفه ولكن قد لا يوضح الواقع الحقيقي لما تم تنفيذه في المشروع.

 يقوم فريق المشروع بتوثيق التكاليف الفعلية بصورة منتظمة أثناء تنفيذ المشروع، للعمل على تحديد القيمة الفعلية للعمل المنفذ من خلال تحديد نسبة العمل المنجز percent complete يقوم الفريق بعد ذلك بتحويل هذه النسب الى قيم نقدية من خلال ضرب هذه النسب بالتكاليف الكلية المخططة:

CEV= TBC * PERCENT COMPLETE

مؤشرات تكاليف الأداء

مؤشر تكاليف الأداء Cost performance index: يصف كفاءة التكلفة من خلال مقارنة القيمة المكتسبة التراكمية للعمل المنفذ مع القيمة التراكمية للتكاليف الفعلية المصروفة للمشروع ويتم احتساب هذا المؤشر كالتالي:  CPI = 𝑪𝑬𝑽/𝑪𝑨𝑪  

ويتطلب تدخل الاجراءات التصحيحية عندما تصبح النسبة اقل من 1 أي 100 %.

انحراف التكلفة  Cost variance (CV) : هو مقياس تكاليف الاداء يتضمن الفرق بين القيمة المكتسبة التراكمية للعمل المنفذ CEV  والتكلفة التراكمية الفعلية CAC والتي تظهر في العلاقة التالية:

CV = CEV – CAC

ويمكن القول بان القيمة المكتسبة للعمل المنفذ لا تتناسب مع التكلفة الفعلية لعمل المشروع

تقدير التكاليف Cost Forecasting

بناءً على تحليل التكاليف في كل مرحلة من مراحل تنفيذ المشروع، فإنه يمكن تقدير التكلفة الكلية الفعلية لبعض حزم المشروع أو للمشروع كله عند استكمال حزم العمل أو المشروع كله.

هناك ثلاث طرق لتقدير التكلفة الكلية عند استكمال المشروع Forecasted cost at completion  (FCAC) وهذه الطرق هي:

1- الطريقة الأول: والتي تفترض أن العمل المتبقي من المشروع سيسير بنفس الوتيرة من الكفاءة والتي سار عليها المشروع طيلة الفترة السابقة ويتم احتسابها بهذه الطريقة: FCAC = TBC/CPI

وهذه الطريقة مطابقة للصيغة التالية: FCAC = TBC x (CAC/CEV)

2- الطريقة الثانية: والتي تفترض أنه بغض النظر عن كفاءة التكلفة فإن الأنشطة المتبقية من المشروع سيتم تنفيذها طبقا للتكاليف المخططة حسب الصيغة التالية:  TCAC = CAC + (TBC – CEV)

3- الطريقة الثالثة: والتي تفترض إعادة تقدير كفاءة التكلفة لكل الأنشطة المتبقية من المشروع خاصة عندما يتم ملاحظة الانحراف المستمر في التكلفة الفعلية عن التكلفة المخططة ويتم تقديرها كالتالي:

إعادة تقدير كفاءة التكلفة لكل الأنشطة المتبقية من المشروع  TCAC = CAC +