الرقابة هي إحدى وظائف الادارة في المشروع، والتي يتم من خلالها جمع البيانات والمعلومات بهدف قياس الاداء الفعلي ومقارنته بالاداء المرغوب او المخطط له.
وتحصل المنظمة عبر الرقابة على التغذية العكسية من اجل اتخاذ الاجراءات التصحيحية اللازمة لتطوير الاداء وتحسينه.
وبالتالى تشتمل عملية الرقابة عموماً على:
- وجود صعوبات فنية في الأنشطة تتطلب وقتا أطول لأدائها أو لمعالجتها.
- تتم برمجة الأنشطة بأوقات متفائلة أكثر من اللازم.
- تسلسل المهام في عملية جدولة المشروع لم يكن صحيحا.
- تأخر في امداد المشروع بالمواد الخام الضرورية ، أو الافراد ، أو المعدات.
- عدم اكتمال الأنشطة السابقة والتي يعتبر اكتمالها شرطا لبدء أنشطة لاحقة.
- أوامر أو طلبات جديدة للعميل .
- تغير في القوانين والتشريعات الحكومية.
هناك عوامل عديدة تؤثر على المواصفات النهائية للمشروع، نذكر منها:
- بروز مشاكل فنية غير متوقعة في المشروع.
- نقص موارد ضرورية في وقت محدد من انجاز المشروع.
- مشاكل متعلقة بجودة الموارد المستخدمة في المشروع.
- وجود صراع في المنظمة على بعض الموارد ذات الخصائص المعينة.
- الرقابة على صيانة هذه الاصول (وقائية ام تصحيحية) ، وتوقيت استبدالها.
- الرقابة على المخزون الخاص بالمعدات والتجهيزات وقطع الغيار.
- حماية الموارد البشرية في المشروع.
- تنمية مهارات وخبرات الموارد البشرية.
- الرقابة على الموجودات الجارية.
- الرقابة على موازنة المشروع.
يسمى هذا النظام ايضا الرقابة بالقيادة ويعمل على ضبط المخرجات باستخدام اجهزة قياس ملائمة:
في هذا النوع من الرقابة يتم فحص واختبار الانشطة اثناء حدوثها للتأكد من سيرها حسب ماهو مخطط لها فمعظم أنواع الرقابة في المشروع في مرحلة التنفيذ تقع تحت هذا النوع. يمكن استخدامها كمعايير قياس للحكم على سلامة سير العمليات اثناء الرقابة…
مثال: تقوم الكثير من الشركات بتركيب اجهزة GPS على شاحنات النقل التابعة لها والمستخدمة في المشاريع ، وهذا لمراقبتها اثناء تحركها ومعرفة موقعها بالضبط اثناء اداء عملها ، وكذلك لمعرفة سرعة الشاحنة ومدى التزام السائق بقوانيين المرور.
1- رقابة مالية: الميزانية العمومية، التدفقات المالية، العائد على الاستثمار، معدل دوران المخزون ...
2- رقابة انتاجية: الرقابة على المواد الخام ، الرقابة على المخزن ، قياس الانتاجية ...
3- رقابة الجودة: خرائط باريتو، وخرائط الرقابة الاحصائية...
كما توجد أدوات أخرى للرقابة على أنشطة المشروع وهي اكثر ملائمة لقياس اهداف المشروع وذلك عن طريق قياس مستوى التقدم الفعلي في المشروع وخاصة في الوقت والتكلفة ومقارنته بمستوى التقدم المقدر والمخطط له في الموازنة وجدول المشروع .
ومن أهم هذه الأدوات الرقابية هي :-
ترغب إدارة مشروع في إيجاد طريقة لقياس مستوى التقدم في المشروع لتحديد المصاريف وذلك بهدف معرفة حجم الدفعات المالية ومواعيد تلك الدفعات مع تقدم سير العمل في المشروع.
هي وسيلة جيدة لقياس المشروع فهي تحرص على التقدم الفعلي في المشروع وسلامة المشروع.
تتكون النسبة الحرجة من جزئين هما :
يتم حساب النسبة الحرجة والتي هي حاصل ضرب مؤشر أداء الوقت في مؤشر أداء التكلفة.
1-عادي: الأكثر شيوعا لإغلاق المشروع لأنه مشروع مكتمل.
2-سابق لأوانه: يمكن الانتهاء من المشروع في وقت مبكر مع إزالة بعض أجزاء المشروع.
3-دائم: بعض المشاريع يبدو أنها لا تنتهي. والسمة الرئيسية لهذه المشاريع هي "إضافات" ثابتة.
4-مشروع فاشل: من السهل التعرف على المشاريع الفاشلة ومن السهل على مجموعة المراجعة إغلاقها. 5-الأولوية المتغيرة: غالبا ما تتغير أولويات المنظمات بما في ذلك المشاريع الجارية التي قد يتم تعديلها أو إلغاؤها.
1- الحصول على قبول التسليم.
2- إيقاف توريد الموارد.
3- إعادة تعيين أعضاء فرق المشروع.
4- إغلاق الحسابات ودفع جميع الفواتير.
5- تقييم فرق المشروع.
6- إعداد التقرير النهائي.
إذا نجح المشروع في تحقيق أهدافه.
اذا لم ينجح المشروع ( مثل فشل دواء في العلاج ) .
اذا حصلت تغييرات وحوادث تؤدي إلى انهاء المشروع ( مثل انفجار تشالنجر )
عندما تكون الإدارة العليا غير مقتنعة بإستمرار المشروع.
يحصل هذا النوع من الانهاء في حالة تحقيق المشروع لأهدافه ويتم اضافته لكي يصبح جزء من المنظمة الام.
مشروع تأسيس مركز تدريب
↓
مركز مستقل في قسم الادارة العامة
↓
ملحق بكلية المجتمع
يتم هذا النوع من الانهاء في حالة تحقيق المشروع اهدافه كاملة وبالمواصفات المرغوبة.
يتطلب هذا النوع التصرف في الاملاك والافراد والتجهيزات الخاصة بالمشروع المنتهي ووضع آليات لعملية التكامل مع المنظمة الام. ويكتب لعملية التكامل النجاح بتوفر العناصر التالية:
تسمى هذه الطريقة ايضا الاهلاك البطيئ وهذا بتقليل الموازنة.
في بعض الاحيان يتم تخفيض الموارد المالية تدريجيا ولكن يترك المشروع حيا من الناحية القانونية (بهدف الحفاظ على سمعة المنظمة).
تخضع عملية قرار إنهاء المشروع الى نموذجين اساسين:
1-ملخص تنفيذي
أهداف المشروع تم تحقيقها أم لم تتم.
رضا أصحاب المصلحة عن المشروع
2-تحليل
مهمة وهدف المشروع
الإجراءات والنظم المستخدمة
موارد المنظمة المستخدمة
3- التوصيات
التحسينات التقنية
الإجراءات التصحيحية
4- الدروس المستفادة
مذكرات
العرض
5- الملحق
نسخ احتياطي للبيانات
المعلومات الحساسة